Автоматизація будівельних процесів: як девелопер отримав контроль над проєктами завдяки CRM

Із чого все почалося

До нас звернувся великий забудовник, який шукав спосіб навести лад у роботі з підрядниками та проєктами. У компанії одночасно реалізується декілька великих будівництв, кожне з десятками секцій, підрядників і сотнями завдань. Без системної автоматизації процес перетворювався на хаос.

Запит клієнта

У компанії не було єдиної структури: проєкти дублювалися, завдання плуталися між собою, а менеджери втрачали час на пошук потрібної інформації. Комунікація з підрядниками відбувалася хаотично: частина через пошту, частина через месенджери — і дані постійно губилися. Договори зберігалися в різних місцях, строки часто зсувалися, а керівництву було складно відстежити статус кожного етапу.

Клієнт чітко сформулював запит. Потрібна була єдина CRM-система, яка зібрала б усе в одному середовищі. Вона мала б структурувати проєкти на всіх рівнях — від будинку до секції, автоматизувати комунікації з підрядниками, інтегрувати документообіг і договори, забезпечити прозорий вибір підрядників та контроль строків.

Рішення від CRM Solutions

Ми створили систему на базі CRM, яка враховує всі особливості девелоперського бізнесу:

1. Аналіз процесів

Проєкти → Пускові комплекси → Будинки → Секції → Розділи → Підрозділи.

Для кожного етапу створюються підзавдання з автоматичною прив’язкою до попередніх.

2. Моделювання структури проєкту

Було створено гнучку систему, де:

• кожен новий проєкт запускається натисканням однієї кнопки;

• формується «юридична назва» для автоматизацій (важливо для документації);

• одразу можна визначити кількість ПК, будинків і секцій;

• зайві «розділи-індикативи» система ліквідує автоматично.

3. Автоматизація процесів

Налаштовано два сценарії:

1. Автоматичне створення процесів під час запуску проєкту.

2. Ручне створення процесів «під завдання».

4. Побудова процесів і робота із завданнями

4.1. Логіка пускових комплексів, будинків і секцій

Будівництво завжди складається з рівнів:

• Пусковий комплекс (ПК) — об’єднує кілька будинків, які вводяться в експлуатацію одночасно.
• Будинок — основна одиниця.
• Секція — вкладеність у межах будинку (наприклад, під’їзди або частини будівлі).

Рішення: У системі будинок може належати до кількох ПК одночасно. Під час створення завдань автоматично фіксується вся вкладеність: ПК → будинок → секція → розділ. Це забезпечує прозорість і дає змогу швидко знаходити будь-який етап.

4.2. Робота із завданнями

Створення завдань у системі максимально просте. У секції достатньо вписати значення в чек-лист і натиснути «Enter» — одразу формується завдання з повною вкладеністю.

Система автоматично підтягує параметри: будинок, секцію, ПК, розділ індикатив. Усе залежить від тієї сутності, яку ми створюємо. Завдяки цьому менеджерам не потрібно вручну вносити дані — вкладеність формується автоматично.

Другий варіант — як раніше: користувач натискає «Завдання», обирає процес і назву.

Процеси можна створювати так само.

5. Візуалізація та контроль даних

Перегляд пускових комплексів

Після налаштування вкладеностей (ПК → будинок → секція) постало запитання: як зручно бачити всю картину?
Рішення: у CRM реалізовано окремий блок, де можна чітко відстежувати всі пускові комплекси, їхній склад та статуси, будинки, секції та розділи.

Користувач у кілька кліків отримує:

• список будинків, прив’язаних до кожного ПК;
• секції в межах кожного будинку;
• поточний стан завдань за об’єктом.

6. Управління процесами та завданнями

6.1. Автоматичне створення завдань

Коли запускається новий процес, система одразу створює перше завдання. Це економить час і усуває ризик, що хтось забуде його додати.

6.2. Прийняття завдання

Перший крок у роботі — натиснути кнопку «Прийняти».

• Вона доступна тільки виконавцю.

• Під час натискання система ставить запитання: «Ви приймаєте завдання?»
• Якщо відповідь «так», користувач додає короткий коментар.

Результат: CRM фіксує дату й час прийняття, і з цього моменту завдання вважається «в роботі».

6.3. Контроль часу та повернення завдань

У будівництві часто бувають ситуації, коли завдання не може бути виконане й повертається назад у попередній процес.

• Якщо завдання повертається — CRM фіксує причину та статус («повернено»).

7. Аналітика та таймінг для зручності роботи

7.1. Норматив і дні порушення

У будівельних проєктах критично важливо контролювати строки. Для цього ми налаштували поле «Норматив — дні / порушення».

• Система автоматично рахує календарні чи робочі дні.
  
• Для кожного відділу чи співробітника можна налаштувати власний графік: робочі години, відпустки, вихідні.
  

Якщо завдання протерміноване, система показує, на скільки днів перевищено плановий норматив.

Результат: керівництво бачить, де виникають затримки, і може оперативно втрутитися.

7.2. Тривалість у днях та годинах

CRM фіксує тривалість виконання завдань у двох розрізах:

• У днях — для глобального планування.
• У годинах — для детального контролю.

Логіка розрахунку:

• якщо завдання ще «в роботі», система рахує час від дати початку до сьогодні;
  
• якщо завдання завершено — від дати початку до дати завершення.

Результат: жодне завдання не «висить у повітрі», для кожного є чіткий час виконання.

7.3. Корисні поля у всіх завданнях

Важливо, що ці поля працюють не тільки в процесах, а й у будь-якому завданні — незалежно від того, чи воно створене в секції, будинку, чи в розділі. Тому це робить систему універсальною.

8. Умови завдань процесу

Усі завдання підпорядковуються єдиним правилам:

• наступне завдання стартує тільки після завершення попереднього;
  
• строки автоматично підлаштовуються під діаграму Ганта (якщо одне завдання зсунулося, зсуваються всі наступні);

• тривалість і виконавців можна коригувати безпосередньо з полів проєкту.
  

9. Інтеграція з Telegram

Клієнт працює в робочих чатах Telegram, тому ми налаштували інтеграцію CRM із месенджером.

• Якщо завдання повертається, у чаті одразу з’являється повідомлення, хто повернув і яке саме завдання.
• Система чітко фіксує, що йдеться не про наступне завдання (наприклад, 2.2), а про попереднє (2.1), яке повернули назад у роботу.

Виконавець отримує повідомлення безпосередньо у своєму робочому чаті, і це усуває ризик «загублених» завдань.

10. Вибір параметрів на рівні процесу

Ще одна важлива фішка, яку побажав клієнт:

• під час створення нового процесу він може відразу обрати пускові комплекси й будинки, до яких належить процес;
• усі завдання в межах цього процесу автоматично «підтягують» ці значення.

Результати

Після впровадження CRM ситуація змінилася кардинально. Компанія отримала єдину систему, яка відображає повну ієрархію будівництва — від пускових комплексів до конкретних завдань. 

Завдяки автоматизації з менеджерів вдалося зняти частину рутинної роботи. Тепер нові процеси створюються миттєво, завдання формуються з правильною вкладеністю, строки автоматично коригуються відповідно до діаграми Ганта. 

Прозорість стала ключовою перевагою, оскільки тепер керівництво бачить не лише статуси, а й кількість повернень, реальну тривалість виконання та причини затримок. Інтеграція з Telegram дала змогу усунути ризик «загублених» завдань, адже будь-яке повернення або зміна статусу миттєво з’являється в чаті.

Висновки

Цей кейс довів, що навіть у такій складній і багаторівневій сфері, як девелопмент, можна вибудувати просту й ефективну систему управління. CRM стала для клієнта операційним центром, де зосереджені всі процеси. Строки стали прогнозованими, комунікація — швидкою, а робота команди — прозорою та контрольованою. Для девелопера це означає економію часу й ресурсів, а головне — упевненість у тому, що жоден етап будівництва не залишиться поза увагою.

Запишіться на консультацію, щоб обговорити, як саме CRM може оптимізувати роботу вашої компанії та допомогти зберегти контроль над усіма етапами проєктів.