CRM для управління орендною нерухомістю. Частина 2: Лічильники, комунальні витрати та виставлення рахунків

Запит клієнта

Клієнт хотів, щоб CRM-система:

• збирала показники лічильників у стандартизованому форматі незалежно від способу подачі;
• автоматично нагадувала про необхідність подати дані;
• контролювала, чи всі лічильники внесені до кінця періоду;
• давала змогу орендодавцям і орендарям передавати показники без участі менеджера;
• автоматично формувала рахунок у CRM на основі внесених даних;
• надсилала рахунки безпосередньо в Telegram-групи квартир;
• давала керівнику прозору аналітику за комунальними витратами й статусами рахунків.

Рішення від CRM Solutions

1. Оплати

Компанія працює з орендою квартир і кімнат, де фінансові сценарії не обмежуються фіксованою щомісячною оплатою. У роботі одночасно присутні:

• різні періоди оренди;
• часткові місяці проживання;
• депозити (кауція);
• додаткові послуги;
• кілька валют;
• доходи й витрати за клієнтом.

Потрібно було побудувати єдину систему, де оплата формується коректно в будь-якому сценарії.

1.1. Логіка формування оплат

Оплата створюється на основі:

• обраного періоду;
• дати початку оплати;
• суми для орендаря;
• валюти;
• квартири / кімнати.

Після заповнення цих полів система автоматично:

• визначає дату завершення оплати;
• встановлює дедлайн;
• формує період оплати;
• готує дані для рахунку.

1.2. Часткові місяці

Якщо клієнт заїжджає не з першого числа, система автоматично рахує суму за фактичні дні проживання.

Формула розрахунку:

сума для орендаря / кількість календарних днів місяця × кількість днів проживання

Розрахунок завжди виконується від суми для орендаря, а не від базової вартості квартири.

У разі дострокового виїзду:

• дата завершення оплати змінюється;
• сума автоматично перераховується.
  

  1.3. Додаткові послуги

  Після вибору дати початку оплати система визначає тип платежу:

  • перший платіж;
  • повторний платіж.

  Залежно від цього:

  • під час першої оплати автоматично додаються 3 додаткові послуги;
  • під час наступних — 1 додаткова послуга.

  Менеджер може:

  • додавати;
  • видаляти;
  • коригувати послуги до моменту виставлення рахунку.
    

    1.4. Кауція (депозит)

    Кауція (депозит) фіксується в системі як окремий фінансовий елемент уже на етапі першої оплати. Вона не змішується з орендними платежами й зберігається як резерв коштів клієнта. 

    У разі потреби кауція може частково або повністю використовуватися для покриття додаткових витрат — наприклад, комунальних платежів, пошкоджень чи інших нарахувань. 

    Усі такі операції відображаються у фінансовій аналітиці контакту, що дає змогу бачити актуальний залишок депозиту, суму використаних коштів і вплив кауції на загальний борг або переплату клієнта.

    1.5. Контроль даних

    Перед створенням рахунку система перевіряє:

    • суму;
    • валюту;
    • період;
    • дату;
    • квартиру.
      
      

    Якщо принаймні одне поле не заповнене — рахунок не формується.

2. Виставили рахунок і отримали гроші від клієнта

Рахунок створюється через окреме завдання «Виставити рахунок».

Під час створення:

• автоматично підтягуються всі основні й додаткові послуги;
• формується документ рахунку;
• рахунок фіксується в системі.
  
  

2.1. Статуси рахунку

Рахунок проходить певну логіку:

• новий;
• виставили рахунок;
• відправили клієнту;
• оплачено.

Після відправлення рахунку фінансова аналітика блокується від редагування, а дані із завдання переносяться в контакт клієнта.

2.2. Отримання оплати

Факт оплати фіксується як дохід.

Оплата може додаватися автоматично та вручну з вибором валюти й курсу.

Після фіксації доходу система автоматично перераховує борг клієнта та статус рахунку оновлюється.

 

2.3. Борг клієнта

Борг розраховується автоматично як:

сума нарахованих послуг – сума отриманих оплат

Борг:

• враховує кілька валют;
• оновлюється після кожної операції;
• відображається в картці клієнта.
  
  

2.4. Витрати за клієнтом

Окремо фіксуються витрати компанії, пов’язані з клієнтом (наприклад, ремонт).

Витрати:

• додаються вручну;
• впливають на загальний баланс клієнта;
• враховуються в аналітиці.
  
  

3. Показники лічильників

Для коректного розрахунку комунальних послуг у CRM реалізовано облік показників лічильників із чіткою прив’язкою до об’єктів оренди та клієнтів. Це дає змогу зберігати історію споживання й використовувати дані без ручних таблиць.

3.1. Фіксація показників

Показники лічильників фіксуються в системі:

• з прив’язкою до конкретної квартири;
• із обов’язковою датою внесення;
• без перезапису попередніх значень.

Для зручності збору даних реалізовано автоматизовані нагадування орендарям про необхідність передати показники. Повідомлення надсилаються за визначеним сценарієм: за кілька днів до кінця місяця, у день завершення періоду та на початку наступного місяця. Передача показників відбувається через Telegram-бота, який приймає дані лише у встановленому форматі та за кодовими словами. Це мінімізує помилки введення та знімає навантаження з менеджерів.

3.2. Зв’язок із фінансами

Показники лічильників використовуються системою для автоматичних розрахунків:

• визначення обсягу споживання за місяць;
• перевірки перевищення встановлених лімітів;
• розрахунку суми переліміту за кожним типом послуги;
• формування підсумкової суми переліміту за місяць;
• розрахунку суми переліміту на одного мешканця.
  
  

Результати впровадження

У результаті впровадження CRM компанія отримала єдиний керований контур для роботи з орендною нерухомістю — від першого звернення клієнта до формування рахунків і контролю комунальних витрат.

CRM об’єднала в одну систему структуру квартир і кімнат, потік звернень, фінансові операції та облік показників лічильників. Усі дані більше не існують окремо — ліди, орендарі, об’єкти, оплати й комунальні витрати пов’язані між собою єдиною логікою.

На операційному рівні це дало:

• структурований облік квартир, кімнат і місць із автоматичним перерахунком вартості проживання;
• єдині правила обробки звернень незалежно від каналу комунікації;
• контроль відповідей, дзвінків і завдань без ручного моніторингу;
• автоматичне формування оплат, рахунків і боргу клієнта;
• прозорий облік депозитів (кауцій), доходів і витрат;
• керований збір показників лічильників зі стандартизованим форматом і контроль термінів;
• автоматичний розрахунок перелімітів і сум до оплати без участі менеджерів.

Керівництво отримало цілісну картину бізнесу, адже видно завантаження команди, статуси звернень, фінансові показники за клієнтами і квартирами, а також точки ризику — пропущені дзвінки, прострочені відповіді, неоплачені рахунки та перевищення лімітів.

Висновки

Цей кейс показав, що ефективне управління орендною житловою нерухомістю неможливе без єдиної CRM-архітектури, яка поєднує об’єкти, клієнтів, комунікації та фінанси в одну модель.

Впровадження CRM дало змогу компанії перейти від ручного керування й фрагментарних інструментів до системного підходу.

CRM стала робочим інструментом управління бізнесом, адже вона зняла навантаження з менеджерів, мінімізувала людський фактор і дала керівництву повну картину процесів у режимі реального часу.

Саме така побудова системи дає змогу масштабувати орендний бізнес без втрати контролю, якості обслуговування та фінансової прозорості.

Хочете побачити, як така CRM може працювати саме у вашому бізнесі?

Запишіться на консультацію з CRM Solutions — ми проаналізуємо ваші процеси, покажемо логіку системи на практичних прикладах і підкажемо, як побудувати керовану модель управління клієнтами, об’єктами та фінансами без хаосу й ручного контролю.