Як CRM Solutions автоматизувала обмін валют і криптовалют

Із чого все почалося

Компанія активно працювала з грошовими операціями, але всі процеси: заявки, облік клієнтів, рух коштів — велися вручну в різних файлах і месенджерах.

Це ускладнювало контроль над фінансами, адже важко було зрозуміти, де знаходяться клієнтські гроші, скільки заявок у роботі, яка прибутковість за кожною валютою.

Менеджери втрачали час на ручні підрахунки, а власник не мав єдиної аналітики в реальному часі.

Запит клієнта

Клієнт звернувся до CRM Solutions із такими завданнями:

• Об’єднати заявки, операції та зберігання грошей у єдину CRM.
• Автоматизувати розрахунок курсів валют та залишків.
• Відображати історію кожного клієнта та партнера.
• Реалізувати функцію «зберігання коштів» — коли клієнт залишає гроші на балансі компанії до певної дати.
• Забезпечити миттєве оновлення залишків та автоматичну звітність.
• Інтегрувати CRM із Telegram для швидкої комунікації з партнерами.

Рішення від CRM Solutions

1. Створення заявки

Було розроблено зручний механізм створення заявки безпосередньо з CRM:

• користувач натискає «+ Нове звернення» або «Створити заявку»;

• автоматично підтягуються контактні дані клієнта, і також можна створити новий контакт;

Під час створення заявки система автоматично формує картку контакта, фіксує менеджера, виконавця й дату наступної взаємодії.

Кожна заявка проходить через стандартні етапи обробки:

«Нове звернення» → «Підтвердження оплати клієнта» → «Підтвердження оплати партнера» → «Закриття угоди».

2. Робота з операціями купівлі та продажу 

У CRM реалізовано можливість створювати операції двох типів:

• Купівля / продаж — система автоматично підтягує поточні курси валют.
• Переміщення / видача — використовується, коли гроші переводяться між містами або партнерами.

Для кожної операції задається курс, коментар, дата видачі клієнту.

Система самостійно підраховує прибуток або збиток за кожною угодою, зважаючи на різницю тарифів клієнта та партнера.

Якщо курс змінюється, можна внести його вручну, і CRM перераховує суму автоматично.

 

 Усі дані синхронізуються з аналітикою клієнта й табло залишків.

 

3. Відображення результату на табло

На табло користувач відразу бачить результат проведеної операції:

• Купівля: 10 000 USDT,
• Продаж: 10 160 синіх доларів.

 

Це дає змогу контролювати двосторонні валютні транзакції: одна валюта купується, інша продається.

Уся інформація автоматично дублюється:

• у розділі «Операції» (із деталями дати, суми, автора, партнера);

• у картці контакта (із кольоровими позначками стадій операцій).

 

У картці клієнта відображаються всі операції за поточний місяць, а історія може зберігатися роками.

4. Складна операція з кількома етапами обміну

У системі реалізовано сценарій для багаторівневих операцій, коли один обмін складається з кількох послідовних транзакцій.

Приклад:
Клієнт хоче отримати євро, але безпосередньо євро не купуються.
Спочатку долари обмінюються на тезери, а потім тезери — на євро.

Операція №1:

• Початкова сума — 10 000 білих доларів.
• Купівля — 14 000 USDT.

Операція №2:

• Продаж 14 000 USDT.
• Видача клієнту 16 800 EUR.

Якщо у вас 3 операції або більше, система автоматично об’єднує їх.

У підсумкову в аналітику потрапляє початкова сума й валюта першої операції та кінцева сума й валюта останньої.

Це дає змогу скоротити кількість ручних записів і бачити результат ланцюжка обмінів у єдиному полі «Аналітика».

5. Зберігання валют

У Planfix реалізовано окремий механізм для роботи з грошима клієнтів, які тимчасово залишаються в компанії після обміну.
Такі операції реєструються як «Зберігання» — коли клієнт проводить обмін, але планує забрати кошти пізніше.

Система автоматично фіксує дату, до якої гроші зберігаються, і розподіляє процес на два етапи:

1. Внесення на зберігання. 

Після підтвердження угоди кошти зараховуються на баланс компанії та відображаються в системі як «на зберіганні». В аналітиці клієнта видно суму, валюту, дату й статус операції. На табло ця сума з’являється в окремій колонці «Зберігання».

 

2. Видача клієнту. 

Коли настає визначена дата або клієнт звертається за коштами, менеджер переводить угоду у фінальну стадію «Закриття угоди» / «Завершено». 

CRM автоматично проводить другу операцію — виведення зі зберігання. На табло залишок оновлюється, а в колонці «Зберігання». показується «0».

У такий спосіб система дає компанії повний контроль над клієнтськими коштами:

• видно, скільки грошей перебуває на зберіганні;
• коли й хто має їх забрати;
• що після видачі залишки оновлюються автоматично;
• і всі операції дублюються в аналітиці клієнта та на загальному табло руху грошей.

Цей підхід гарантує прозорість фінансових операцій і запобігає плутанині між активними коштами компанії та грошима клієнтів, що тимчасово зберігаються.

6. Табло руху грошей

Табло — це головний дашборд системи. Воно показує всі залишки в реальному часі:

• поточні баланси за кожною валютою;
• історію транзакцій із точним часом;

• прибуток або збиток за кожною угодою;
• окрему колонку для «Зберігання», щоб розділяти власні та клієнтські кошти.

Користувач може:

• обнулити залишки;
• внести стартові дані;
• скористатися фільтрами за періодом або валютою.

7. Автоматизовані звіти

Система формує три типи звітів:

1. Звіт за операціями показує всі транзакції за датами, типами операцій і валютами.
Це дублює реальні операції, але генерується на основі формул для контролю коректності даних.

2. Звіт про рух грошей відображає повний ланцюжок: курс, валюту, суму купівлі та продажу, залишок.
   

Можна фільтрувати за періодом або типом операції.

3. Аналітика за контактами показує, які клієнти чи партнери генерують прибуток, у якій валюті працюють і які угоди були за місяць.

Усі звіти формуються в реальному часі, без потреби ручного введення або експорту в Excel.

8. Комунікація з партнерами через Telegram

Для спрощення та прискорення взаємодії між компанією й партнерами CRM-система інтегрована з Telegram.

Це дає змогу обмінюватися інформацією безпосередньо з CRM, фіксуючи все листування в картці партнера чи угоди.

1. Створення партнера та підключення Telegram

Менеджер створює партнера через кнопку «+ Партнер», заповнює основні поля (ім’я, номер телефону, email, Telegram, WhatsApp тощо) і натискає «Створити і перейти».
У картці партнера доступно:

• назва та контактні дані;
• завдання, коментарі, історія взаємодій;
• прибуток, який партнер приніс компанії.

Для зручності кожен користувач може налаштувати власну роль — бачити лише заявки, завдання або повну комунікацію з партнером.

2. Підключення Telegram-чату

У системі передбачено автоматичне створення Telegram-чату для кожного партнера:

• Створюється група в Telegram, наприклад «Test Partner».

• До групи додається бот PlanFix Bot, який з’єднує чат із CRM.
• Користувач проходить початкову авторизацію: у власному профілі в CRM натискає «Підключити Telegram» → «Start».
• У Telegram вводиться спеціальна команда з CRM, що «підв’язує» чат до партнера.

Після цього система готова до повної двосторонньої інтеграції.

3. Робота з повідомленнями в CRM і Telegram

Після налаштування обмін повідомленнями працює в обидва боки:

• якщо менеджер пише з CRM, повідомлення автоматично потрапляє в Telegram-чат;
• якщо партнер відповідає в Telegram, повідомлення з’являється в стрічці коментарів у CRM.

Усі повідомлення потрапляють в стрічку коментарів праворуч у картці партнера.

 

4. Автоматизація заявок і повідомлень партнерам

Під час створення нової заявки в CRM система автоматично визначає, до якого партнера вона належить, і надсилає відповідне повідомлення в Telegram-групу.

Якщо партнер відповідає на це повідомлення в Telegram, його відповідь потрапляє прямо в чат тієї самої угоди в CRM.

Зараз автоматизація налаштована на конкретного партнера, але її можна масштабувати для всіх партнерів за тим самим алгоритмом.

5. Відображення в CRM

У картці партнера відображається:

• останнє повідомлення з чату (текст + автор + дата);
• історія всієї переписки у вигляді стрічки;
• посилання на пов’язану заявку або операцію;
• автоматично створений довідковий запис (назва партнера + чат).

Також усі чати дублюються в розділі «Комунікації», де можна бачити, хто, коли й що писав.

Результати

• Усі процеси: від заявки до звіту — тепер у єдиній CRM.
• Менеджери працюють швидше, клієнти отримують відповіді без затримок.
• Керівник бачить фінансовий стан компанії в реальному часі.
• Автоматизовані звіти замінили ручні підрахунки.
• Telegram-інтеграція спростила комунікацію з партнерами.
• Повна прозорість: компанія знає, де кожна копійка і в якій валюті.

Висновки

Впровадження CRM перетворило процес обміну валют і криптовалют із ручного в повністю автоматизований. Компанія отримала прозорий контроль над усіма фінансовими операціями — від надходження коштів до їх зберігання та видачі.

Завдяки аналітиці в реальному часі керівництво бачить точні залишки, прибутковість і рух коштів за кожною валютою. Менеджери працюють швидше, мають чітку структуру дій й повну історію взаємодій із клієнтами та партнерами.

Інтеграція з Telegram зробила комунікацію оперативною, а бізнес — більш гнучким і керованим. Як наслідок, CRM Solutions допомогла компанії перейти на новий рівень автоматизації, де кожна операція під контролем, а фінансові результати — максимально прозорі.

Хочете отримати такі самі результати? Зверніться до CRM Solutions для безкоштовної консультації.

Наші спеціалісти допоможуть проаналізувати ваші бізнес-процеси, підібрати оптимальну CRM-платформу та налаштувати її під ваші потреби.

Ми покажемо, як автоматизація може заощадити ваш час, зменшити кількість помилок і взяти фінанси компанії повністю під контроль уже за кілька тижнів.