Як CRM-система спростила роботу із замовленнями для виробника рулонних матеріалів

Із чого все почалося

Наш клієнт — виробник рулонних тканин, який постачає продукцію на замовлення та напряму зі складу. Уся продукція структурується за колекціями, кольорами та метражем. Одиниця обліку — окремий рулон.

До впровадження CRM уся робота з клієнтами, замовленнями та обліком велася вручну — через таблиці, нотатки, месенджери. Через це регулярно виникали помилки:

• менеджери дублювали або губили заявки;
• склад резервував одні й ті самі рулони кільком замовникам;
• власник не мав достовірної аналітики за продажами та залишками.

Це типовий сценарій для бізнесу, який виріс швидше, ніж його внутрішня система.

Запит клієнта

Клієнт звернувся до CRM Solutions із потребою:

• структурувати процес оформлення замовлень;
• автоматизувати резерв рулонів;
• впорядкувати складські залишки;
• впровадити зрозумілу аналітику за замовленнями, колекціями та клієнтами.

Рішення від CRM Solutions

Ми впровадили CRM-систему, яка дала змогу повністю автоматизувати шлях заявки — від створення до відвантаження рулонів штор та фінальної оплати. Ось як ми це зробили:

1. Починаємо із заявки — кожен запит клієнта фіксується

Для контролю кожного замовлення ми створили зручну форму заявки. Тут одразу зазначається все: хто клієнт, хто відповідальний менеджер, спосіб доставки (кур’єр чи самовивіз), форма оплати та дедлайн.

Важливо: заявка автоматично потрапляє в етап «Новий», щоб менеджери не втрачали нічого з поля зору.

2. Додаємо конкретику — штори в рулонах, кольори, ціни

Усередині заявки можна одразу додати:

• рулони тканини;
• колір і колекцію;
• скільки метрів замовлено;
• яка ціна за метр;
• скільки вже оплачено.

Це дає менеджеру змогу миттєво розуміти реальну картину за кожним замовленням.

3. Оформлення замовлення = старт контролю

Після формування заявки ми переходимо на етап «Оформлення замовлення». Тут з’являється можливість зарезервувати певну кількість тканини конкретного кольору й колекції.

4. Резерв тканини — максимально точно, без плутанини

Менеджер обирає потрібний рулон і бачить усю інформацію:

• назву колекції;
• колір;
• скільки є на залишку;
• собівартість;
• ціну за метр для клієнта.

Система автоматично рахує вартість резерву. Збережена аналітика одразу підтягується в заявку, а її назва змінюється відповідно.

5. Можливість гнучкого редагування: ще рулони, ще кольори

Клієнт хоче ще тканину іншого кольору? Без проблем. Додаємо нову аналітику в заявку. Система фіксує всі параметри — і нічого не губиться, навіть якщо в роботі кілька рулонів і кілька замовлень одночасно.

6. Оформлення відвантаження: повний облік за кожним рулоном

На цьому етапі ми можемо:

• додати аналітику відвантаження;
• відвантажити замовлення частково або повністю;
• фіксувати, які рулони реально потрапили до клієнта.

CRM одразу оновлює статус заявки й фіксує інформацію про відвантажений обсяг.

7. Контроль витрат — кожна гривня важлива

Окремо фіксуються додаткові витрати: упаковка, доставка, робота складу. Усе вказується з датою, сумою, типом витрати й коментарем. Клієнт бачить повну фінансову картину за кожним замовленням.

8. Оплата — автоматичний підрахунок залишку

Менеджер вказує, скільки клієнт сплатив, і система сама розраховує залишок. Наприклад: загальна вартість — 2000 грн, сплачено — 1600 грн. У заявці це одразу видно: яку суму вже внесено, скільки ще має бути сплачено.

9. Склад — як на долоні

Тепер у клієнта є повна картина:

• які рулони на складі;
• які колекції доступні;
• скільки метрів у кожному рулоні;
• що в резерві, а що вільне.

10. Додавання нових позицій — це легко, навіть уручну

Якщо з’являється нова колекція — її додаємо через аналітику. Колір, метраж, собівартість, дата надходження — усе можна вказати вручну або імпортувати автоматично.

11. Аналітика: уперше все видно, як на долоні

Оборот: скільки метрів продано, на яку суму, який прибуток — із погляду дат, колекцій і кольорів.

Продажі за колекціями: можна побачити динаміку за кожним періодом.

Продажі за кольорами: розуміння, які відтінки популярні.

Статистика за клієнтами: хто купує найбільше, які замовлення вже були.

Результат впровадження CRM-системи Planfix

Бізнес:

• прибрав хаос у заявках і відвантаженнях;
• вивів залишки тканини та резерви з голови менеджера в чітку систему;
• отримав зрозумілу аналітику за продажами й клієнтами;
• зменшив ручну роботу на 70% і нарешті перестав «жити в Excel».

Висновки

Виробництво штор — це про точність. Один неправильний метраж, пропущена заявка чи помилка в резерві — і компанія втрачає не тільки прибуток, а й довіру клієнтів.

Це не просто впровадження системи — це цифрова трансформація всієї логіки продажів і обліку. А головне — тепер власник бізнесу бачить, що відбувається в реальному часі: скільки тканини на складі, які кольори в тренді, хто з клієнтів купує найбільше і скільки грошей уже надійшло.

Хочете так само — без зайвих сервісів, із тим, що реально працює? Запишіться на безкоштовну консультацію з нашою командою. Ми покажемо, який вигляд може мати CRM під ваш бізнес, пояснимо, що точно не треба впроваджувати, і підкажемо оптимальний шлях.