ETSO: автоматизація обробки тендерів у Planfix

Цілі:

1. Забезпечити автоматичне та повне отримання тендерів у Planfix.
2. Пов’язати дані тендера з Prozorro для автозаповнення ключових полів: сума, ПДВ, дати етапів, контрагент.
3. Автоматизувати завдання між відділами — від цінових пропозицій до юридичного супроводу.

Що зробили

Крок 1. Вхід тендерів

Для демо використали розбір пошти (швидкий спосіб старту)

Для робочої версії — інтеграцію через API-платформу, яка обходить обмеження Planfix за обсягом листа.

Крок 2. Автозаповнення даних

За допомогою tender.id автоматично робиться запит до Prozorro API.

Система заповнює:

• категорію закупівлі;
• суму з ПДВ або без;

• дати: період уточнень, старт подання пропозицій тощо.

Крок 3. Варіації воронок

Основна воронка «Тендер»

Запит пропозицій (пошта): спрощені статуси, без етапу «Контроль оплати».

Прямий договір: немає «Кваліфікації», зате є «Виконання договору» і «Контроль оплати».

Крок 4. Автоматичні завдання

Під час переходу в статус «Підготовка до участі» створюються підзавдання для відповідальних відділів (бухгалтерія, юристи, логістика, технічний).

Виконавець визначається з поля «Відповідальні особи» у картці контрагента.

Крок 5. Контроль, статуси та аналітика

Правила переходів і контроль виконання:

• Перейти на наступний етап неможливо, доки не виконано всі пункти чекліста поточного етапу.

• Після статусу «Перемогли» автоматично створюються завдання для відповідних відділів; перехід у «Виконання договору» відкривається лише після їх закриття.

Крок 6. Результат тендера

Після завершення етапу «Участь у тендері» користувач вносить підсумок:

• «Перемогли» — автоматично створюються завдання для відділів, відповідальних за виконання договору.
• «Дискваліфіковано».
• «Програли».
• «Висунута вимога» (тендер призупинено для уточнення умов).

Для кожного варіанту система фіксує статус, дату та ініціює відповідні бізнес-процеси

Крок 7. Аналітика пропозиції та погодження:

Вбудована аналітика товару: кількість, ціна, ПДВ, підсумок.

Якщо виконавець не може затвердити ціну — ставить позначку «Потрібне погодження», керівник отримує сповіщення й затверджує / відхиляє суму.

Крок 8. Звіти:

• кількість тендерів у розрізі статусів;

• історія переходів (таймлайн) за кожним тендером;
• конверсія за воронками.

Складнощі

У процесі впровадження ми зіткнулися з кількома викликами. Перше — обмеження Planfix на обсяг вхідного листа: система обробляла лише до 64 КБ, через що частина тендерів просто не потрапляла в базу. Цю проблему ми усунули завдяки API-інтеграції, яка дала змогу обходити ліміт і отримувати всі дані без втрат. 

Другим викликом стала відсутність у клієнта чіткого розподілу відповідальних за підзавдання — ми розробили базу для гнучкого налаштування, щоб у майбутньому легко призначати виконавців. 

Третє — різні формати джерел тендерів. Для цього ми налаштували універсальний алгоритм парсингу, який обробляє дані незалежно від джерела.

Результат

Тендерний модуль у Planfix автоматично збирає інформацію, структурує її та розподіляє між відділами. Це звільнило команду від рутинних дій і дозволило зосередитися на стратегії та підготовці виграшних пропозицій.

• 100% тендерів тепер автоматично потрапляють у систему — жоден не губиться.
• Дані з Prozorro підтягуються без ручного копіювання, що прибрало ризик помилок.
• Час обробки однієї заявки скоротився з 20 хвилин до 3 хвилин.
• Усі етапи процесу тепер прозорі: контроль виконання і аналітика доступні керівництву.
• Команда веде всю роботу в CRM, що спростило щоденне планування й зробило систему зручною у використанні.
• Додатково була налаштована робота з товарами й сформована база товарів.

Висновки

Інтеграція ETSO в Planfix через API показала, як автоматизація здатна зняти з бізнесу операційне навантаження, усунути ризики, пов’язані з «людським фактором», і забезпечити стабільний потік даних без втрат. 

Команди, які працюють із тендерами, отримують інструмент для роботи на якісно новому рівні — із повним контролем процесу, прозорістю на всіх етапах та прогнозованим результатом.

Сьогодні замість ручної обробки листів і нескінченних перевірок співробітники можуть зосередитися на стратегії, аналітиці та підготовці конкурентних пропозицій. Чітка структура етапів, автоматичне підвантаження даних із Prozorro та розумний розподіл завдань між відділами створюють єдиний злагоджений механізм.

Автоматизація дала клієнту можливість масштабувати діяльність, а саме обробляти більше тендерів, брати участь у більшій кількості закупівель і примножувати частку виграних контрактів. 

Хочете отримати такий самий результат? Замовте консультацію в CRM Solutions — ми покажемо, як налаштувати систему під ваш бізнес і вивести тендерний відділ на новий рівень ефективності.