Автоматизація продажів косметики: як онлайн-бізнес позбувся таблиць і отримав єдину систему управління

Онлайн-бізнес із продажу косметики для волосся — це консультації, персональний підбір засобів, облік десятків позицій товарів, коробок і тари, а ще абонементи, повторні клієнти та постійне листування в кількох каналах. Коли все це ведеться в Google таблицях — рано чи пізно настає хаос. Саме з таким запитом до CRM Solutions звернувся власник проєкту з косметики для волосся.

Клієнт: онлайн-проєкт із продажу косметики для волосся, консультацій і супроводу 

Тип бізнесу: e-commerce + онлайн-консультування 

CRM-система: Planfix 

Час на впровадження: 2 місяці

Із чого все почалося

Бізнес клієнта охоплює кілька напрямків одночасно: продаж косметики та лікувальних засобів для волосся, курси та гайди, шовкові наволочки, а також персональний супровід клієнтів за підпискою. Комунікацію вели через Instagram Direct і Telegram, а вся база клієнтів містилася в Google таблицях.

Запит клієнта

Головна проблема була в розпорошеності даних і комунікацій. Клієнти зверталися через різні канали, а частина інформації губилася. Таблиці не давали зручного способу відстежувати ні історію спілкування, ні стан замовлень, ні залишки товарів на складі.

Клієнт сформулював кілька чітких потреб:

• Об’єднати всі переписки з клієнтами в одному просторі.
• Відмовитися від Google таблиць.
• Налаштувати складський облік: товари, коробки, тара — з автоматичним списанням.
• Організувати роботу з абонентами (клієнти, які отримують товари за передплатою).
• Мати зрозумілу воронку продажів із чіткими статусами.

Рішення від CRM Solutions 

Ми побудували систему на базі Planfix, яка об’єднала продажі, консультації, замовлення та складський облік в одному просторі.

1. Воронка продажів і комунікація з клієнтами

Була побудована воронка, яка охоплює весь шлях клієнта: від коментаря під публікацією в Instagram або повідомлення в Direct — до закритої угоди. Основні статуси:

• Публікація — коментарі під дописами.
• Нове звернення — повідомлення в Direct (Instagram + Telegram).
• Повторне звернення — клієнти, які вже зверталися раніше.
• Виявлення потреб — активне спілкування.
• Проконсультувати — окремий потік для консультацій.
• Нове замовлення — формування замовлення.
• Успішно закрита / Закрита з відмовою.

Окремо виділені підрозділи: неактивні клієнти, особистий супровід (платна послуга), абоненти.

Система автоматично переміщує заявку між статусами залежно від того, хто написав останнім. Якщо відповів співробітник — заявка переходить у «співробітник написав». Якщо клієнт — піднімається вгору в колонку «клієнт написав». Це запобігає ситуації, коли повідомлення залишилося без відповіді.

2. Робота із замовленнями

Із картки чату одним натисканням кнопки «Нове замовлення» створюється окрема картка замовлення. У ній:

• додаються товари зі складу (з відображенням поточного залишку);
• автоматично розраховується загальна сума;
• фіксуються оплати з відображенням залишку боргу;
• є шаблони повідомлень: склад замовлення, реквізити ФОП / IBAN, запит квитанції

3. Абоненти

Окремо реалізовано блок абонентами — клієнтів, які отримують товари за передплатою в певні періоди. Система сигналізує про необхідність відправки та фіксує всю історію.

4. Складський облік

Це найбільш технічно складна частина проєкту. Склад реалізований у вигляді довідника, де зберігаються:

• товари з кількістю та категоріями;
• коробки та тара з прив’язкою до конкретних товарів.

1. Для поповнення складу передбачено окрему воронку «Прихід товару і тари». Процес має такий вигляд:
   1. Створюється нова прихідна накладна.
   2. Через кнопку «Додати прихід товару» обираються позиції та кількість — залишки оновлюються автоматично.
   3. Через кнопку «Додати прихід коробок / тари» окремо поповнюються коробки й тара.
   4. Після завершення натискається «Виконано» — накладна переходить в архів.

   
   
   

Ключова механіка: коли товар додається до замовлення клієнта, пов’язані з ним коробка й тара автоматично списуються зі складу. Це дає змогу в будь-який момент бачити реальні залишки за всіма позиціями.

5. Підзавдання та планувальник

До кожного замовлення можна додати підзавдання: нагадування зателефонувати, написати, уточнити деталі. Завдання відображаються в окремому планувальнику з розбивкою на сьогодні, завтра, тиждень та прострочені.

Результати

Клієнт отримав єдину систему, у якій зосереджено все: листування з клієнтами з Instagram і Telegram, замовлення, оплати, складський облік і абонементи.

• Зникла необхідність у Google таблицях — уся база клієнтів і товарів тепер у Planfix.
• Чітко видно, хто з клієнтів очікує на відповідь, а хто вже отримав її.
• Складський облік із подвійною синхронізацією (товари + коробки / тара) дає змогу контролювати витратні матеріали.
• Абонементна система дає змогу планувати відправки заздалегідь.
• Планувальник завдань вилучає «забуті» клієнти та прострочені домовленості.

Висновки

Цей проєкт показує, що CRM-система потрібна не лише великому бізнесу. Навіть невеликий онлайн-проєкт виграє від структурованості. Коли кожне звернення фіксується, кожне замовлення відстежується, а склад оновлюється автоматично — власник бізнесу може зосередитися на розвитку, а не на пошуку інформації в таблицях.

CRM Solutions побудували систему, яка враховує особливості саме цього бізнесу: консультації, підписки, склад, упаковку та роботу через соціальні мережі.

Як наслідок — команда отримала CRM, якою дійсно користуються щодня.

Потрібна CRM-система, яка відповідає саме вашому бізнесу?

Команда CRM Solutions проаналізує ваші процеси, підбере рішення під ваші потреби та впровадить CRM, якою буде зручно користуватися команді.

Залишайте заявку на консультацію — покажемо, як автоматизувати продажі, комунікацію та внутрішні процеси без хаосу в таблицях і месенджерах.