Автоматизация строительных процессов: как девелопер получил контроль над проектами благодаря CRM

С чего все началось

К нам обратился крупный застройщик, который искал способ навести порядок в работе с подрядчиками и проектами. В компании одновременно реализуется несколько крупных строительных проектов, каждый из которых включает десятки секций, подрядчиков и сотни задач. Без системной автоматизации процесс превращался в хаос.

Запрос клиента

В компании не было единой структуры: проекты дублировались, задачи путались между собой, а менеджеры теряли время на поиск нужной информации. Коммуникация с подрядчиками происходила хаотично: часть через почту, часть через мессенджеры — и данные постоянно терялись. Договоры хранились в разных местах, сроки часто сдвигались, а руководству было сложно отследить статус каждого этапа.

Клиент четко сформулировал запрос. Требовалась единая CRM-система, которая собрала бы все в одной среде. Она должна была структурировать проекты на всех уровнях — от дома до секции, автоматизировать коммуникации с подрядчиками, интегрировать документооборот и договоры, обеспечить прозрачный выбор подрядчиков и контроль сроков.

Решение от CRM Solutions

Мы создали систему на базе CRM, которая учитывает все особенности девелоперского бизнеса:

1. Анализ процессов

Проекты → Пусковые комплексы → Здания → Секции → Разделы → Подразделы.

Для каждого этапа создаются подзадачи с автоматической привязкой к предыдущим.

2. Моделирование структуры проекта

Была создана гибкая система, где:

• каждый новый проект запускается нажатием одной кнопки

• формируется «юридическое название» для автоматизаций (важно для документации);

• сразу можно определить количество ПК, домов и секций;

• лишние «разделы-индикативы» система ликвидирует автоматически

3. Автоматизация процессов

Настроены два сценария:

1. Автоматическое создание процессов при запуске проекта.

2. Ручное создание процессов «под задачу».

4.2. Работа с задачами

Создание задач в системе максимально простое. В секции достаточно вписать значение в чек-лист и нажать «Enter» — сразу формируется задача с полной вложенностью.

Система автоматически подтягивает параметры: дом, секцию, ПК, раздел индикатив. Все зависит от той сущности, которую мы создаем. Благодаря этому менеджерам не нужно вручную вносить данные — вложенность формируется автоматически.

Второй вариант — как раньше: пользователь нажимает «Задача», выбирает процесс и название.

Процессы можно создавать точно так же.

5. Визуализация и контроль данных

Просмотр пусковых комплексов

После настройки вложенностей (ПК → дом → секция) возник вопрос: как удобно видеть всю картину? Решение: в CRM реализован отдельный блок, где можно четко отслеживать все пусковые комплексы, их состав и статусы, дома, секции и разделы.

Пользователь в несколько кликов получает:

• список домов, привязанных к каждому ПК;
• секции в пределах каждого дома;
• текущее состояние задач по объекту.
  

6. Управление процессами и задачами

6.1. Автоматическое создание задач

Когда запускается новый процесс, система сразу создает первую задачу. Это экономит время и устраняет риск, что кто-то забудет ее добавить.

6.2. Принятие задачи

Первый шаг в работе — нажать кнопку «Принять».

• Она доступна только исполнителю.

• При нажатии система задает вопрос: «Вы принимаете задачу?»
  
• Если ответ «да», пользователь добавляет короткий комментарий.

Результат: CRM фиксирует дату и время принятия, и с этого момента задача считается «в работе».

6.3. Контроль времени и возврат задач

В строительстве часто бывают ситуации, когда задача не может быть выполнена и возвращается обратно в предыдущий процесс.

• Если задача возвращается — CRM фиксирует причину и статус («возвращено»).

7. Аналитика и тайминг для удобства работы

7.1. Норматив и дни нарушения

В строительных проектах критически важно контролировать сроки. Для этого мы настроили поле «Норматив — дни / нарушение».

• Система автоматически считает календарные или рабочие дни.
  
• Для каждого отдела или сотрудника можно настроить собственный график: рабочие часы, отпуска, выходные.
  
• Если задача просрочена, система показывает, на сколько дней превышен плановый норматив.

Результат: руководство видит, где возникают задержки, и может оперативно вмешаться.

7.2. Продолжительность в днях и часах

CRM фиксирует продолжительность выполнения задач в двух разрезах:

• В днях — для глобального планирования.
• В часах— для детального контроля.

Логика расчета:

• если задача еще «в работе», система считает время от даты начала до сегодняшнего дня;
  
• если задача завершена — от даты начала до даты завершения.

Результат: ни одна задача не «висит в воздухе», для каждой есть четкое время выполнения.

7.3. Полезные поля во всех задачах

Важно, что эти поля работают не только в процессах, но и в любой задаче — независимо от того, создана ли она в секции, доме или разделе. Потому это делает систему универсальной.

8. Условия задач процесса

Все задачи подчиняются единым правилам:

• следующее задачи запускается только после завершения предыдущей;
• сроки автоматически подстраиваются под диаграмму Ганта (если одна задача сдвинулась, сдвигаются все последующие);

• продолжительность и исполнителей можно корректировать непосредственно из полей проекта.

9. Интеграция с Telegram

Клиент работает в рабочих чатах Telegram, поэтому мы настроили интеграцию CRM с мессенджером.

• Если задача возвращается, в чате сразу появляется сообщение, кто вернул и какую именно задачу.
• Система четко фиксирует, что речь идет не о следующей задаче (например, 2.2), а о предыдущей (2.1), которую вернули обратно в работу.
• Исполнитель получает уведомление непосредственно в своем рабочем чате, и это устраняет риск «потерянных» задач.

10. Выбор параметров на уровне процесса

Еще одна важная фишка, которую пожелал клиент:

• при создании нового процесса он может сразу выбрать пусковые комплексы и дома, к которым относится процесс;
• все задачи в рамках этого процесса автоматически «подтягивают» эти значения.
  

Результати

После внедрения CRM ситуация кардинально изменилась. Компания получила единую систему, которая отображает полную иерархию строительства — от пусковых комплексов до конкретных задач. 

Благодаря автоматизации с менеджеров удалось снять часть рутинной работы. Теперь новые процессы создаются мгновенно, задачи формируются с правильной вложенностью, сроки автоматически корректируются в соответствии с диаграммой Ганта. 

Прозрачность стала ключевым преимуществом, поскольку теперь руководство видит не только статусы, но и количество возвратов, реальную продолжительность выполнения и причины задержек. Интеграция с Telegram позволила устранить риск «потерянных» задач, ведь любой возврат или изменение статуса мгновенно появляются в чате.

Вывод

Этот кейс доказал, что даже в такой сложной и многоуровневой сфере, как девелопмент, можно построить простую и эффективную систему управления. CRM стала для клиента операционным центром, где сосредоточены все процессы. Сроки стали прогнозируемыми, коммуникация — быстрой, а работа команды — прозрачной и контролируемой. Для девелопера это означает экономию времени и ресурсов, а главное — уверенность в том, что ни один этап строительства не останется без внимания.

Запишитесь на консультацию, чтобы обсудить, как именно CRM может оптимизировать работу вашей компании и помочь сохранить контроль над всеми этапами проектов.