CRM для управления арендной недвижимостью. Часть 2: Счётчики, коммунальные расходы и выставление счетов

Запрос клиента

Клиент хотел, чтобы CRM-система:

• собирала показатели счётчиков в стандартизированном формате независимо от способа подачи;
• автоматически напоминала о необходимости подать данные;
• контролировала, все ли счётчики внесены до конца периода;
• позволяла арендодателям и арендаторам передавать показатели без участия менеджера;
• автоматически формировала счёт в CRM на основе внесённых данных;
• отправляла счета непосредственно в Telegram-группы квартир;
• предоставляла руководителю прозрачную аналитику по коммунальным расходам и статусам счетов.

Решение от CRM Solutions

1. Оплата

Компания работает с арендой квартир и комнат, где финансовые сценарии не ограничиваются фиксированной ежемесячной оплатой. В работе одновременно присутствуют:

• различные периоды аренды;
• частичные месяцы проживания;
• депозиты (залог);
• дополнительные услуги;
• несколько валют;
• доходы и расходы по клиенту.

Нужно было построить единую систему, где оплата формируется корректно в любом сценарии.

1.1. Логика формирования оплат

Оплата создаётся на основе:

• выбранного периода;
• даты начала оплаты;
• суммы для арендатора;
• валюты;
• квартиры / комнаты.

После заполнения этих полей система автоматически:

• определяет дату завершения оплаты;
• устанавливает дедлайн;
• формирует период оплаты;
• подготавливает данные для счёта.

• 1.2. Неполные месяцы

  Если клиент заезжает не с первого числа, система автоматически рассчитывает сумму за фактические дни проживания.

  Формула расчёта:

  сумма для арендатора / количество календарных дней месяца × количество дней проживания

  Расчёт всегда выполняется от суммы для арендатора, а не от базовой стоимости квартиры.

  В случае досрочного выезда:

  • дата завершения оплаты изменяется;
  • сумма автоматически пересчитывается.

  
  

  • 
    

    1.3. Дополнительные услуги

    После выбора даты начала оплаты система определяет тип платежа:

    • первый платёж;
    • повторный платёж.

    В зависимости от этого:

    • при первой оплате автоматически добавляются 3 дополнительные услуги;
    • во время следующих — 1 дополнительная услуга.

    Менеджер может:

    • добавлять;
    • удалять;
    • корректировать услуги до момента выставления счёта.

    
    

    • 
      

      1.4. Залог (депозит)

      Залог (депозит) фиксируется в системе как отдельный финансовый элемент уже на этапе первой оплаты. Он не смешивается с арендными платежами и хранится как резерв средств клиента. 

      В случае необходимости залог может частично или полностью использоваться для покрытия дополнительных расходов — например, коммунальных платежей, повреждений или других начислений. 

      Все такие операции отображаются в финансовой аналитике контакта, что позволяет видеть актуальный остаток депозита, сумму использованных средств и влияние залога на общий долг или переплату клиента.

      1.5. Контроль данных

      Перед созданием счёта система проверяет:

      • сумму;
      • валюту;
      • период;
      • дату;
      • квартиру.

      
      
      

    Если хотя бы одно поле не заполнено — счёт не формируется.

• 2. Выставили счёт и получили деньги от клиента

  Счёт создаётся через отдельное задание «Выставить счёт».

  При создании:

  • автоматически подтягиваются все основные и дополнительные услуги;
  • формируется документ счёта;
  • счёт фиксируется в системе.

  
  
  

2.1. Статусы счёта

Расчёт проходит определённую логику:

• новый;
• выставили счёт;
• отправили клиенту;
• оплачено.

После отправки счёта финансовая аналитика блокируется от редактирования, а данные из задания переносятся в контакт клиента.

2.2. Получение оплаты

Факт оплаты фиксируется как доход.

Оплата может добавляться автоматически и вручную с выбором валюты и курса.

После фиксации дохода система автоматически пересчитывает долг клиента и статус счёта обновляется.

 

2.3. Долг клиента

Долг рассчитывается автоматически как:

сумма начисленных услуг – сумма полученных оплат

• Долг:
  • учитывает несколько валют;
  • обновляется после каждой операции;
  • отображается в карточке клиента.

  
  
  

• 2.4. Расходы по клиенту

  Отдельно фиксируются расходы компании, связанные с клиентом (например, ремонт).

  Расходы:

  • добавляются вручную;
  • влияют на общий баланс клиента;
  • учитываются в аналитике.

  
  
  

3. Показатели счётчиков

Для корректного расчёта коммунальных услуг в CRM реализован учёт показателей счётчиков с чёткой привязкой к объектам аренды и клиентам. Это позволяет сохранять историю потребления и использовать данные без ручных таблиц.

3.1. Фиксация показателей

Показатели счётчиков фиксируются в системе:

• с привязкой к конкретной квартире;
• с обязательной датой внесения;
• без перезаписи предыдущих значений.

Для удобства сбора данных реализованы автоматические напоминания арендаторам о необходимости передать показатели. Сообщения отправляются по определённому сценарию: за несколько дней до конца месяца, в день завершения периода и в начале следующего месяца. Передача показателей происходит через Telegram-бота, который принимает данные только в установленном формате и по кодовым словам. Это минимизирует ошибки ввода и снимает нагрузку с менеджеров.

• 3.2. Связь с финансами

  Показания счётчиков используются системой для автоматических расчётов:

  • определение объёма потребления за месяц;
  • проверки превышения установленных лимитов;
  • расчёт суммы перелимита по каждому типу услуги;
  • формирование итоговой суммы перелимита за месяц;
  • расчёт суммы перелимита на одного жителя.

  
  
  

Результаты внедрения

В результате внедрения CRM компания получила единый управляемый контур для работы с арендной недвижимостью — от первого обращения клиента до формирования счетов и контроля коммунальных расходов.

CRM объединила в одну систему структуру квартир и комнат, поток обращений, финансовые операции и учёт показателей счётчиков. Все данные больше не существуют отдельно — лиды, арендаторы, объекты, оплаты и коммунальные расходы связаны между собой единой логикой.

На операционном уровне это дало:

• структурированный учёт квартир, комнат и мест с автоматическим перерасчётом стоимости проживания;
• единые правила обработки обращений независимо от канала коммуникации;
• контроль ответов, звонков и заданий без ручного мониторинга;
• автоматическое формирование оплат, счетов и долга клиента;
• прозрачный учёт депозитов (кауций), доходов и расходов;
• управляемый сбор показателей счётчиков со стандартизированным форматом и контроль сроков;
• автоматический расчёт перелимитов и сумм к оплате без участия менеджеров.

Руководство получило целостную картину бизнеса, ведь видно загрузку команды, статусы обращений, финансовые показатели по клиентам и квартирам, а также точки риска — пропущенные звонки, просроченные ответы, неоплаченные счета и превышение лимитов.

Выводы

Этот кейс показал, что эффективное управление арендной жилой недвижимостью невозможно без единой CRM-архитектуры, которая объединяет объекты, клиентов, коммуникации и финансы в одну модель.

Внедрение CRM позволило компании перейти от ручного управления и фрагментарных инструментов к системному подходу.

CRM стала рабочим инструментом управления бизнесом, ведь она сняла нагрузку с менеджеров, минимизировала человеческий фактор и дала руководству полную картину процессов в режиме реального времени.

Именно такая постройка системы позволяет масштабировать арендный бизнес без потери контроля, качества обслуживания и финансовой прозрачности.

Хотите увидеть, как такая CRM может работать именно в вашем бизнесе?

Запишитесь на консультацию с CRM Solutions — мы проанализируем ваши процессы, покажем логику системы на практических примерах и подскажем, как построить управляемую модель управления клиентами, объектами и финансами без хаоса и ручного контроля.