Как CRM Solutions автоматизировала обмен валют и криптовалют

С чего все началось

Компания активно работала с денежными операциями, но все процессы: заявки, учет клиентов, движение средств — велись вручную в разных файлах и мессенджерах.

Это затрудняло контроль над финансами, ведь было сложно понять, где находятся деньги клиентов, сколько заявок в работе, какова доходность по каждой валюте.

Менеджеры теряли время на ручные подсчеты, а владелец не имел единой аналитики в реальном времени.

Запрос клиента

Клиент обратился к CRM Solutions со следующими задачами:

• Объединить заявки, операции и хранение денег в единую CRM.
• Автоматизировать расчёт курсов валют и остатков.
• Отражать историю каждого клиента и партнера.
• Реализовать функцию «хранение средств» — когда клиент оставляет деньги на балансе компании до определенной даты.
• Обеспечить мгновенное обновление остатков и автоматическую отчётность.
• Интегрировать CRM с Telegram для быстрой коммуникации с партнёрами.

Решение от CRM Solutions

1. Создание заявки

Был разработан удобный механизм создания заявки непосредственно из CRM:

• пользователь нажимает «+ Новое обращение» или «Создать заявку»;

• автоматически подтягиваются контактные данные клиента, а также можно создать новый контакт;

При создании заявки система автоматически формирует карточку контакта, фиксирует менеджера, исполнителя и дату следующего взаимодействия.

Каждая заявка проходит через стандартные этапы обработки:

«Новое обращение» → «Подтверждение оплаты клиента» → «Подтверждение оплаты партнёра» → «Закрытие сделки».

2. Работа с операциями покупки и продажи 

В CRM реализована возможность создавать операции двух типов:

• Покупка / продажа — система автоматически подтягивает текущие курсы валют.
• Перемещение / выдача — используется, когда деньги переводятся между городами или партнёрами.

Для каждой операции задается курс, комментарий, дата выдачи клиенту.

Система самостоятельно подсчитывает прибыль или убыток по каждой сделке, учитывая разницу тарифов клиента и партнёра.

Если курс меняется, можно внести его вручную, и CRM пересчитает сумму автоматически.

 Все данные синхронизируются с аналитикой клиента и табло остатков.

3. Отображение результата На табло

На табло пользователь сразу видит результат проведенной операции:

• Покупка: 10 000 USDT.
• Продажа: 10 160 синих долларов.

Это позволяет контролировать двусторонние валютные транзакции: одна валюта покупается, другая продается.

Вся информация автоматически дублируется:

в разделе «Операции» (с деталями даты, суммы, автора, партнёра);

• в карточке контакта (с цветными отметками стадий операций).

В карточке клиента отображаются все операции за текущий месяц, а история может храниться годами.

4. Сложная операция с несколькими этапами обмена

В системе реализован сценарий для многоуровневых операций, когда один обмен состоит из нескольких последовательных транзакций.

Пример: Клиент хочет получить евро, но напрямую евро не покупаются.

Операция №1:

• Начальная сумма — 10 000 белых долларов.

Покупка — 14 000 USDT.

Операция №2:

• Продаж 14 000 USDT.
• Выдача клиенту 16 800 EUR.

Если у вас 3 операции или более, система автоматически объединяет их.

В итоговую аналитику попадает начальная сумма и валюта первой операции, а также конечная сумма и валюта последней.

Это позволяет сократить количество ручных записей и видеть результат цепочки обменов в едином поле «Аналитика».

5. Хранение валют

В Planfix реализован отдельный механизм для работы с деньгами клиентов, которые временно остаются в компании после обмена.

Система автоматически фиксирует дату, до которой деньги хранятся, и распределяет процесс на два этапа:

1. Внесение на хранение. 

После подтверждения сделки средства зачисляются на баланс компании и отображаются в системе как «на хранении». В аналитике клиента отображаются сумма, валюта, дата и статус операции. На табло эта сумма отображается в отдельной колонке «Хранение».

2. Выдача клиенту. 

Когда наступает определенная дата или клиент обращается за средствами, менеджер переводит сделку в финальную стадию «Закрытие сделки» / «Завершено». 

CRM автоматически проводит вторую операцию — вывод из хранения. На табло остаток обновляется, а в колонке «Хранение» отображается «0».

Таким образом, система дает компании полный контроль над клиентскими средствами:

• видно, сколько денег находится на хранении;
• когда и кто должен их забрать;
• что после выдачи остатки обновляются автоматически;
• и все операции дублируются в аналитике клиента и на общем табло движения денег.

Этот подход гарантирует прозрачность финансовых операций и предотвращает путаницу между активными средствами компании и временно хранящимися деньгами клиентов.

6. Табло движения денег

Табло — это главный дашборд системы. Оно показывает все остатки в реальном времени:

• текущие балансы по каждой валюте;
• историю транзакций с точным временем;

• прибыль или убыток по каждой сделке;
• отдельную колонку для «Хранения», чтобы разделять собственные и клиентские средства.

Пользователь может:

• обнулить остатки;
• внести стартовые данные;
• воспользоваться фильтрами по периоду или валюте.

7. Автоматизированные отчёты

Система формирует три типа отчётов:

1. Отчёт по операциям показывает все транзакции по датам, типам операций и валютам. Это дублирует реальные операции, но генерируется на основе формул для контроля корректности данных.

2. Отчёт о движении денег отображает полную цепочку: курс, валюту, сумму покупки и продажи, остаток.
   

Можно фильтровать по периоду или типу операции.

3. Аналитика по контактам показывает, какие клиенты или партнёры приносят прибыль, в какой валюте работают и какие сделки были за месяц.

Все отчёты формируются в реальном времени, без необходимости ручного ввода или экспорта в Excel.

8. Коммуникация с партнёрами через Telegram

Для упрощения и ускорения взаимодействия между компанией и партнёрами CRM-система интегрирована с Telegram.

Это позволяет обмениваться информацией напрямую с CRM, фиксируя всю переписку в карточке партнёра или сделки.

1. Создание партнёра и подключение Telegram

Менеджер создает партнёра через кнопку «+ Партнёр», заполняет основные поля (имя, номер телефона, email, Telegram, WhatsApp и т.д.) и нажимает «Создать и перейти».

• название и контактные данные;
• задачи, комментарии, история взаимодействий;
• прибыль, которую партнёр принёс компании.

Для удобства каждый пользователь может настроить свою роль — видеть только заявки, задачи или полную коммуникацию с партнёром.

2. 2. Подключение Telegram-чата

   В системе предусмотрено автоматическое создание Telegram-чата для каждого партнёра:

   • Создается группа в Telegram, например «Test Partner».

• К группе добавляется бот PlanFix Bot, который соединяет чат с CRM.
• Пользователь проходит первичную авторизацию: в своем профиле в CRM нажимает «Подключить Telegram» → «Start».
• В Telegram вводится специальная команда из CRM, которая «привязывает» чат к партнёру.

После этого система готова к полной двусторонней интеграции.

3. Работа с сообщениями в CRM и Telegram

После настройки обмен сообщениями работает в обе стороны:

• если менеджер пишет из CRM, сообщение автоматически попадает в Telegram-чат;
• если партнёр отвечает в Telegram, сообщение появляется в ленте комментариев в CRM.

Все сообщения попадают в ленту комментариев справа в карточке партнёра.

4. Автоматизация заявок и уведомлений партнёрам

При создании новой заявки в CRM система автоматически определяет, к какому партнёру она относится, и отправляет соответствующее сообщение в Telegram-группу.

Если партнёр отвечает на это сообщение в Telegram, его ответ попадает прямо в чат той же сделки в CRM.

Сейчас автоматизация настроена на конкретного партнёра, но её можно масштабировать для всех партнёров по тому же алгоритму.

5. Отражение в CRM

В карточке партнёра отображается:

• последнее сообщение из чата (текст + автор + дата);
• история всей переписки в виде ленты;
• ссылка на связанную заявку или операцию;
• автоматически созданная справочная запись (название партнёра + чат).

Также все чаты дублируются в разделе «Коммуникации», где можно видеть, кто, когда и что писал.

Результаты

• Все процессы: от заявки до отчёта — теперь в единой CRM.
• Менеджеры работают быстрее, клиенты получают ответы без задержек.
• Руководитель видит финансовое состояние компании в реальном времени.
• Автоматизированные отчёты заменили ручные подсчёты.
• Telegram-интеграция упростила коммуникацию с партнёрами.
• Полная прозрачность: компания знает, где каждая копейка и в какой валюте.

Выводы

Внедрение CRM превратило процесс обмена валют и криптовалют из ручного в полностью автоматизированный. Компания получила прозрачный контроль над всеми финансовыми операциями — от поступления средств до их хранения и выдачи.

Благодаря аналитике в реальном времени руководство видит точные остатки, доходность и движение средств по каждой валюте. Менеджеры работают быстрее, имеют чёткую структуру действий и полную историю взаимодействий с клиентами и партнёрами.

Интеграция с Telegram сделала коммуникацию оперативной, а бизнес — более гибким и управляемым. В результате CRM Solutions помогла компании перейти на новый уровень автоматизации, где каждая операция под контролем, а финансовые результаты — максимально прозрачны.

Хотите получить такие же результаты? Обратитесь в CRM Solutions для бесплатной консультации.

Наши специалисты помогут проанализировать ваши бизнес-процессы, подобрать оптимальную CRM-платформу и настроить ее под ваши потребности.

Мы покажем, как автоматизация может сэкономить ваше время, уменьшить количество ошибок и взять финансы компании полностью под контроль уже за несколько недель.