Как CRM-система упростила работу с заказами для производителя рулонных материалов

С чего все началось

Наш клиент — производитель рулонных тканей, который поставляет продукцию на заказ и напрямую со склада. Вся продукция структурируется по коллекциям, цветам и метражу. Единица учета — отдельный рулон.

До внедрения CRM вся работа с клиентами, заказами и учетом велась вручную — через таблицы, заметки, мессенджеры. Из-за этого регулярно возникали ошибки:

• менеджеры дублировали или теряли заявки;
• склад резервировал одни и те же рулоны нескольким заказчикам;
• владелец не имел достоверной аналитики по продажам и остаткам.

Это типичный сценарий для бизнеса, который вырос быстрее, чем его внутренняя система.

Запрос клиента

Клиент обратился в CRM Solutions с потребностью:

• структурировать процесс оформления заказов;
• автоматизировать резерв рулонов;
• упорядочить складские остатки;
• внедрить понятную аналитику по заказам, коллекциям и клиентам.

Решение от CRM Solutions

Мы внедрили CRM-систему, которая позволила полностью автоматизировать путь заявки — от создания до отгрузки рулонов штор и финальной оплаты. Вот как мы это сделали:

1. Начинаем с заявки — каждый запрос клиента фиксируется

Для контроля каждого заказа мы создали удобную форму заявки. Здесь сразу указывается все: кто клиент, кто ответственный менеджер, способ доставки (курьер или самовывоз), форма оплаты и дедлайн.

Важно: заявка автоматически попадает в этап «Новый», чтобы менеджеры не теряли ничего из виду.

2. Добавляем конкретику — шторы в рулонах, цвета, цены

Внутри заявки можно сразу добавить:

• рулоны ткани;
• цвет и коллекцию;
• сколько метров заказано;
• какая цена за метр;
• сколько уже оплачено.

Это позволяет менеджеру мгновенно понимать реальную картину по каждому заказу.

3. Оформление заказа = старт контроля

После формирования заявки мы переходим на этап «Оформление заказа». Здесь появляется возможность зарезервировать определенное количество ткани конкретного цвета и коллекции.

4. Резерв ткани — максимально точно, без путаницы

Менеджер выбирает нужный рулон и видит всю информацию:

• название коллекции;
• цвет;
• сколько есть на остатке;
• себестоимость;
• цену за метр для клиента.

Система автоматически считает стоимость резерва. Сохраненная аналитика сразу подтягивается в заявку, а ее название меняется соответственно.

5. Возможность гибкого редактирования: еще рулоны, еще цвета

Клиент хочет еще ткань другого цвета? Без проблем. Добавляем новую аналитику в заявку. Система фиксирует все параметры — и ничего не теряется, даже если в работе несколько рулонов и несколько заказов одновременно.

6. Оформление отгрузки: полный учет по каждому рулону

На этом этапе мы можем:

• добавить аналитику отгрузки;
• отгрузить заказ частично или полностью;
• фиксировать, какие рулоны реально попали к клиенту.

CRM сразу обновляет статус заявки и фиксирует информацию об отгруженном объеме.

7. Контроль расходов — каждая гривна важна

Отдельно фиксируются дополнительные расходы: упаковка, доставка, работа склада. Все указывается с датой, суммой, типом расхода и комментарием. Клиент видит полную финансовую картину по каждому заказу.

8. Оплата — автоматический подсчет остатка

Менеджер указывает, сколько клиент оплатил, и система сама рассчитывает остаток. Например: общая стоимость — 2000 грн, оплачено — 1600 грн. В заявке это сразу видно: какую сумму уже внесено, сколько еще должно быть оплачено.

9. Склад — как на ладони

Теперь у клиента есть полная картина:

• какие рулоны на складе;
• какие коллекции доступны;
• сколько метров в каждом рулоне;
• что в резерве, а что свободно.

10. Добавление новых позиций — это легко, даже вручную

Если появляется новая коллекция — её добавляем через аналитику. Цвет, метраж, себестоимость, дата поступления — всё можно указать вручную или импортировать автоматически.

11. Аналитика: впервые все видно, как на ладони

Оборот: сколько метров продано, на какую сумму, какая прибыль — с точки зрения дат, коллекций и цветов.

Продажи по коллекциям: можно увидеть динамику по каждому периоду.

Продажи по цветам: понимание, какие оттенки популярны.

Статистика по клиентам: кто покупает больше всего, какие заказы уже были.

Результат внедрения CRM-системы Planfix

Бизнес:

• убрал хаос в заявках и отгрузках;
• вывел остатки ткани и резервы из головы менеджера в четкую систему;
• получил понятную аналитику по продажам и клиентам;
• уменьшил ручную работу на 70% и наконец-то перестал «жить в Excel».

Выводы

Производство штор — это про точность. Один неправильный метраж, пропущенная заявка или ошибка в резерве — и компания теряет не только прибыль, но и доверие клиентов.

Это не просто внедрение системы — это цифровая трансформация всей логики продаж и учета. А главное — теперь владелец бизнеса видит, что происходит в реальном времени: сколько ткани на складе, какие цвета в тренде, кто из клиентов покупает больше всего и сколько денег уже поступило.

Хотите так же — без лишних сервисов, с тем, что реально работает? Запишитесь на бесплатную консультацию с нашей командой. Мы покажем, как может выглядеть CRM под ваш бизнес, объясним, что точно не надо внедрять, и подскажем оптимальный путь.