ETSO: автоматизация обработки тендеров в Planfix

Цели:

1. Обеспечить автоматическое и полное получение тендеров в Planfix.
2. Связать данные тендера с Prozorro для автозаполнения ключевых полей: сумма, НДС, даты этапов, контрагент.
3. Автоматизировать задачи между отделами: от ценовых предложений до юридического сопровождения.

Что сделали

Шаг 1. Вход в тендеры

Для демо использовали разбор почты (быстрый способ старта).

Для рабочей версии — интеграцию через API-платформу, которая обходит ограничения Planfix по объему письма.

Шаг 2. Автозаполнение данных

С помощью tender.id автоматически делается запрос к Prozorro API.

Система заполняет:

• категорию закупки;
• сумму с НДС или без;

• даты: период уточнений, старт подачи предложений и тому подобное.

Шаг 3. Вариации воронок

Основная воронка «Тендер»

Запрос предложений (почта): упрощенные статусы, без этапа «Контроль оплаты».

Прямой договор: нет «Квалификации», зато есть «Выполнение договора» и «Контроль оплаты».

Шаг 4. Автоматические задания

При переходе в статус «Подготовка к участию» создаются подзадачи для ответственных отделов (бухгалтерия, юристы, логистика, технический).

Исполнитель определяется из поля «Ответственные лица» в карточке контрагента.

Шаг 5. Контроль, статусы и аналитика

Правила переходов и контроль выполнения:

Перейти на следующий этап невозможно, пока не выполнены все пункты чек-листа текущего этапа.

После статуса «Победили» автоматически создаются задачи для соответствующих отделов; переход в «Выполнение договора» открывается только после их закрытия.

Шаг 6. Результат тендера 

После завершения этапа «Участие в тендере» пользователь вносит итог:

• «Победили» — автоматически создаются задания для отделов, ответственных за выполнение договора.
• «Дисквалифицировано».
• «Проиграли».
• «Выдвинуто требование» — тендер приостановлен для уточнения условий.

Для каждого варианта система фиксирует статус, дату и инициирует соответствующие бизнес-процессы.

Шаг 7. Аналитика предложения и согласования

Встроенная аналитика товара: количество, цена, НДС, итог.

Если исполнитель не может утвердить цену, то ставит отметку «Требуется согласование», руководитель получает уведомление и утверждает/отклоняет сумму. 

Шаг 8. Отчёты

• количество тендеров в разрезе статусов;

• история переходов (таймлайн) по каждому тендеру;
• конверсия по воронкам.

Сложности, с которыми мы столкнулись

В процессе внедрения мы столкнулись с несколькими вызовами.
Первое — ограничение Planfix на объем входящего письма: система обрабатывала только до 64 КБ, из-за чего часть тендеров просто не попадала в базу. Эту проблему мы устранили благодаря API-интеграции, которая позволила обходить лимит и получать все данные без потерь.

Вторым вызовом стало отсутствие у клиента четкого распределения ответственных за подзадачи — мы разработали базу для гибкой настройки, чтобы в будущем легко назначать исполнителей.

Третье — разные форматы источников тендеров. Для этого мы настроили универсальный алгоритм парсинга, который обрабатывает данные независимо от источника.

Результат

Тендерный модуль в Planfix автоматически собирает информацию, структурирует ее и распределяет между отделами. Это освободило команду от рутинных действий и позволило сосредоточиться на стратегии и подготовке выигрышных предложений.

• 100% тендеров теперь автоматически попадают в систему — ни один не теряется.
• Данные из Prozorro подтягиваются без ручного копирования, что убрало риск ошибок.
• Время обработки одной заявки сократилось с 20 минут до 3.
• Все этапы процесса теперь прозрачны: контроль выполнения и аналитика доступны руководству.
• Команда ведёт всю работу в CRM, что упростило ежедневное планирование и сделало систему удобной в использовании.
• Дополнительно была настроена работа с товарами и сформирована база товаров.

Выводы

Интеграция ETSO в Planfix через API показала, как автоматизация способна снять с бизнеса операционную нагрузку, устранить риски, связанные с человеческим фактором, и обеспечить стабильный поток данных без потерь.

Команды, которые работают с тендерами, получают инструмент для работы на качественно новом уровне — с полным контролем процесса, прозрачностью на всех этапах и прогнозируемым результатом.

Сегодня вместо ручной обработки писем и бесконечных проверок сотрудники могут сосредоточиться на стратегии, аналитике и подготовке конкурентных предложений. Чёткая структура этапов, автоматическая подгрузка данных из Prozorro и разумное распределение задач между отделами создают единый слаженный механизм.

Автоматизация дала клиенту возможность масштабировать деятельность, а именно обрабатывать больше тендеров, участвовать в большем количестве закупок и приумножать долю выигранных контрактов.

Хотите получить такой же результат? Закажите консультацию в CRM Solutions — мы покажем, как настроить систему под ваш бизнес и вывести тендерный отдел на новый уровень эффективности.