Контроль логістичних процесів в одному вікні CRM-системи
Доставити вчасно необхідну продукцію — головна місія для логістичних компаній. Її виконання залежить від безлічі факторів, а помилка може коштувати дорого. Та чи може CRM-система допомогти менеджерам контролювати усі процеси та пришвидшити їхню роботу? Дізнайтеся, прочитавши наш кейс до кінця!
3 поштових акаунти;
Viber, Telegram;
1С.
Мета впровадження CRM-системи — розв’язання наступних проблем:
автоматизований збір та структурування інформації з сайту постачальника на сайт даного клієнта;
структурування інформацію щодо договорів, обсягів та логістичних процесів угод;
об’єднання та систематизація усієї інформації;
автоматизація розрахунку вартості замовлення, заробітної платні для менеджерів та водіїв.
А як ми досягли мети? Читайте далі.
Як ми це зробили?
В першу чергу ми провели аналіз бізнес-процесів. Після цього нам вдалося скласти базові дії, що займають багато часу менеджерів та систематизувати їх як скрипти. Ці скрипти надалі лягли в основу чат-боту, про який розповімо детальніше згодом.
Для контролю усіх процесів ми створили сутності:
• Заявка від ЗЕД — Загальна інформація про пункт А
• Баржа/судно — облік усіх барж, які можуть брати участь у заявках
• Закупки господарств — інформація про пункт Б
• Відвантаження товару — контроль інформації щодо процесів відвантаження
• Облік водія — контроль завантаженості водіїв та їхньої участі у виконанні заявок
У сутності “Заявка від ЗЕД” ми налаштували відображення заявки та закріпленої до неї баржі, господарств та дати початку та закінчення робіт.
Інформацію щодо відвантаження товару систематизували в рамках однієї картки. Опис завдання дублюється у Telegram бот для водіїв (про це розповімо пізніше).
В Telegram бот ми налаштували наступні процеси:
— реєстрація компанії, що надає транспортні послуги (ТОВ, ФОП);
— реєстрація водіїв та транспортних засобів;
— реєстрація водіїв на певну заявку;
— супровід водія та контроль виконання роботи.
Уся надана інформація автоматично потрапляє у картку ТОВ/ФОП або певної заявки на надання логістичних послуг.
Для реєстрації контакту бот поступово ставить питання та перевіряє коректність введення інформації:
1. ПІБ
2. Номер телефону
3. Посвідчення водія
4. Номер авто
5. Номер причепу
Система надсилає у бот інформацію щодо нових заявок та пропонує зареєструватися, автоматично розраховує актуальну кількість необхідних транспортних засобів:
Щойно водій зареєструвався за заявкою — він отримує інформацію щодо завдання: контакт людини, що зустріне на локації, посилання на геолокацію та час прибуття:
Після прибуття водія на локацію він має відправити підтвердження розвантаження. Ця інформація зберігається у CRM-системі у картці замовлення.
Після цього бот веде діалог з водієм, ставить питання та корегує відповіді у разі надання інформації у некоректному вигляді. Бот супроводжує водія маршрутом “Завантаження — Розвантаження — Розрахунок за роботу”.
Також ми впровадили автоматизацію: при виборі господарств, де потрібно завантажити машину, автоматично встановлювалася адреса завантаження.
Окремо налаштували калькулятори для швидкої роботи з замовниками логістичних послуг. Для усіх замовлень автоматично налаштували передоплату 80%, а для кожного виду культури — своє значення НДС. Тому картка закупівлі виглядає наступним чином:
Після заповнення полів “Вага”, “Вартість за 1 тонну” та “Додаткові витрати” (наприклад, комісія партнера) у картці угоди автоматично заповнюються поля “Вартість з НДС”, “Вартість за 1 тонну з НДС”, “Передоплата” (80%).
Програмно цей калькулятор має такий вигляд:
Висновки
Автоматизація процесів — важливий пункт на шляху до збільшення прибутку бізнесу. Це дозволяє заощадити час менеджерів, а, отже, дозволяє їм опрацьовувати більшу кількість замовлень за той самий час.
Для цього клієнта ми впровадили автоматизації:
процесу реєстрації водіїв;
процесу розрахунку вартості робіт з урахуванням специфіки бізнесу;
контролю виконання робіт водіями.
Хочете впровадити CRM-систему, яка розв’яже усі потреби вашого бізнесу та дозволить збільшити прибуток? Записуйтеся на безкоштовну консультацію до наших спеціалістів
Також ми прорахували та передбачили можливі ризики бізнес-процесу клієнта:
Сподобався кейс?
Інтеграція будь-якого CRM-рішення починається з консультації!
Сергій Тимчук
CEO «CRM Solutions»
