Автоматизація ключових бізнес-процесів компанії-забудовника
У наш швидкий час дуже важливо вміти систематизувати бурхливий потік інформації, що надходить. Особливо це стосується бізнесу, адже, через неякісну систему збору та аналізу відомостей про клієнтів, угоди та рахунки, існує великий ризик втратити гроші, робочі місця та імідж.
Щоб задовольнити попит бізнесу на систематизацію інформації та автоматизацію процесів, існують CRM-системи. Customer Relationship Management (CRM) — це програми, які допомагають компаніям керувати взаємовідносинами з клієнтами, відстежувати рахунки, полегшують процес нарахування заробітної плати співробітникам і багато іншого.
Важливу роль автоматизації бізнес-процесів і як складні питання бізнесу вирішують CRM-системи покажемо на реальному прикладі.
Розкажемо, які типові проблеми бізнесу вирішив наш замовник за допомогою впровадження CRM-системи Planfix.
Проблеми, які прагнув вирішити замовник:
Втрачалася важлива інформація: про клієнтів, угоди, рахунки та інші відомості:
• не пам’ятали, про що говорили з клієнтом місяць тому;
• не пам’ятали дату наступної проплати;
• не пам’ятали суму у карточці клієнта.
Заплутана система зарплати менеджерів з продажу.
Компанія втрачала дохід, а клієнти залишалися вкрай незадоволеними.
Як ми це зробили?
Результати, які мали отримати після впровадження CRM:
• перевести базу клієнтів під контроль замовника — впровадити CRM у компанію замовника;
• зібрати всі відомості про клієнтів в одну керовану систему;
• фіксувати інформацію про клієнта — доведення до угоди;
• контролювати продажі, проплати та рахунки;
• автоматизація фінобліку;
• контролювати документообіг;
• автоматизація процесу привітань зі святами;
• автоматизація взаємодії з партнерами — бачити всі процеси комунікації;
• бачити результати рекламної компанії;
• автоматизація роботи з базою об’єктів будівництва;
• автоматизація системи заробітної плати співробітників.
Консультація
1. З’ясували наступне.
Замовник раніше не впроваджував власну CRM-систему, оскільки користувався послугами віддаленого відділу продажів з власною CRM та базою даних.
У процесі цієї співпраці замовник зіткнувся з двома основними проблемами, які виникли у відділі продажів на аутсорсі:
• співробітники не пам'ятали, про що раніше вели комунікацію з клієнтами — історія взаємодії не фіксувалася.
• виникали труднощі з нагадуванням про оплату для клієнтів, які оформили розстрочку на котеджі.
2. Визначили головну мету впровадження CRM —
організувати внутрішній відділ продажів та перевести базу клієнтів під контроль замовника.
3. Сформулювали вимоги до майбутньої CRM-системи:
• налаштувати гнучкий шаблон завдань для управління інформацією про об'єкти;
• створити функціональні та зручні картки Контакти та Угоди;
• автоматизувати фіноблік: розрахунок розстрочок, заробітної плати для співробітників та винагороди партнерів;
• налаштувати синхронізацію роботи з партнерами;
• налаштувати можливість реєструвати об'єкт.
Для вирішення запиту замовника потрібна була CRM-система, яка забезпечувала б увесь необхідний перерахований вище функціонал.
Серед усіх можливих рішень обрали CRM-систему Planfix.
Критерій відбору — Planfix закривала основні потреби замовника і дозволяла у разі необхідності додавати необхідні модулі завдяки гнучкості налаштувань.
4. Чому обрали Planfix:
• швидко інтегрується (потрібно було швидко перейти на власну CRM);
• має зручний та зрозумілий інтерфейс (раніше замовник не мав досвіду роботи з CRM);
• дозволяє міграцію з електронних таблиць та інших CRM (потрібно було інтегрувати базу клієнтів і відомості з CRM віддаленого відділу продажів до нашої CRM);
• дозволяє додавати необхідні модулі (на майбутнє).
Впровадження та налаштування CRM-системи Planfix
Згідно із запитом замовника, впровадили наступні модулі CRM Planfix:
1. Налаштування контролю статусів об’єктів та угод
1.1. Створили шаблон завдань для контролю над статусом кожного об’єкта будівництва. Отримали:
• зручне оформлення об’єктів;
• спрощення управління інформацією.
1.2. До картки кожного об’єкту додали два важливих поля:
• дата та час презентації;
• контакт клієнта.
Картка Угоди створюється на основі вищезазначених полів.
Що це дало? Змогу структурувати інформацію по кожному об’єкту.
1.3. Шаблон завдань для контролю над статусом кожного об’єкта будівництва:
• у клієнта може бути кілька шаблонів за завданнями Таунхаус для різних будівництв;
• назва шаблону може автоматично генеруватися в разі зміни суми (наприклад, коли клієнт оплачує частину розстрочки) або при настанні інших умов;
• кожен шаблон Таунхаус має свої статуси, які відображаються різними кольорами, що дає змогу побачити етапи, на якому знаходиться об'єкт;
• кожен шаблон Танхаус передбачає набір полів, які впливають на суму об'єкта. Ці поля представлені у вигляді довідника, що містить інформацію про ціни.
1.4. Відео-демонстрація впроваджених модулів автоматизації роботи з об’єктами будівництва (танхаусами).
• oформлення танхаусів та угод;
• статуси танхаусів (вільний/зайнятий);
• як замовити демонстрацію танхаусів;
• рух стадій Угод.
2. Забезпечення зручної співпраці з партнерами
Створили й оформили шахівницю у форматі Календаря (інтеграція з Google-календарем).
Що це дало:
• забезпечили доступність інформації для партнерів-рієлторів;
• налаштували задач в тому вигляді, який найбільш зручний замовнику.
3. Картка «Контакти» (ліди)
3.1. Картка «Контакти» містить кілька груп контактів, які автоматично змінюються залежно від етапу угоди з клієнтом:
• рієлтор;
• прийшов на Демонстрацію;
• резервував об'єкт;
• забронював об'єкт;
• клієнт;
• нотаріально засвідчив;
• нецільовий лід.
3. 2. Переваги впровадження функціоналу «Контакти»:
• у групі Клієнт можна обрати об’єкт, завдяки чому одразу сформується угода;
• є можливість відстежити статистику за сумою продажів, фактичною оплатою, датою та сумою наступного платежу.
Ці дані автоматично оновлюються в картці Клієнта.
У картці Клієнта міститься статистика, які оплати він здійснив та який об’єкт придбав.
4. Картка «Угода»
4.1. У картку «Угода» помістили калькулятор з автоматичним розрахунком розстрочки, подальшої заробітної плати співробітників та відсотка партнерів:
• сума продажів;
• перший внесок;
• скільки років оплачувати;
• 6% річних;
• залишок +6% розстрочки;
• % менеджера;
• % партнера;
• загальна сума платежу.
4.2. Налаштували замовнику загальні поля, які він може редагувати надалі самостійно.
4.3. Внесені дані автоматично прораховуються в Планувальнику і розбиваються по місяцях: минулий, поточний і майбутній місяць.
4.4. Відео-демонстрація аналітики системи розрахунків:
• створення платежів;
• розрахунки платежів;
• розрахунки платежів (2).
Техпідтримка та доопрацювання
Після впровадження CRM-системи Planfix тримаємо зв’язок із замовником:
• доопрацьовуємо те, що з’ясовується під час практичного користування CRM;
• для співробітників замовника розробили ряд навчальних відео з покроковою інструкцією, як працювати з CRM-системою Planfix.
Висновки
Результати впровадження CRM-системи Planfix в компанії-забудовника
1. Перевели базу клієнтів під контроль замовника. Перенесли базу даних, всі відомості про клієнта, угоди та розрахунки у володіння Замовника.
2. За допомогою гнучкого шаблону завдань інформація про об'єкти зосереджена тепер в одному місці й оновлюється автоматично з огляду на дані, що вносяться в систему.
3. У картці Контакти та Угоди міститься ключова інформація про клієнтів компанії, про те, на якому етапі воронки вони перебувають, сума їхніх платежів та інші відомості.
4. Розстрочка та заробітна плата тепер розраховується автоматично за допомогою калькулятору.
5. Дали можливість додавати до CRM необхідні модулі на майбутнє.
Завдяки налаштованому функціоналу впровадженої CRM-системи Planfix вдалося:
зібрати всі відомості про клієнтів в одну керовану систему;
взяти під повний контроль процес продажів (проплати, рахунки) — до етапу Угода;
відстежувати етапи Угоди;
автоматизувати фіноблік;
контролювати статус кожного об’єкта будівництва;
зекономити час команди на виконанні рутинних завдань: пошуку інформації по об'єктах та угодам, розрахуванню фінансових операцій власноруч та інше;
автоматизувати роботу з базою об’єктів будівництва;
синхронізувати зручну співпрацю з партнерами;
автоматизувати систему заробітної плати співробітників;
не втрачати запити від потенційних клієнтів;
покращити якість сервісу.
Також ми прорахували та передбачили можливі ризики бізнес-процесу клієнта:
Сподобався кейс?
Інтеграція будь-якого CRM-рішення починається з консультації!
Сергій Тимчук
CEO «CRM Solutions»
