Контроль логистических процессов в одном окне CRM-системы
Доставить вовремя необходимую продукцию — главная миссия для логистических компаний. Ее выполнение зависит от множества факторов, а ошибка может стоить дорого. Но может ли CRM-система помочь менеджерам контролировать все процессы и ускорить их работу? Узнайте, прочитав наш кейс до конца!
3 почтовых аккаунта;
Viber, Telegram;
1С.
Цель внедрения CRM-системы — решение следующих проблем:
автоматизированный сбор и структурирование информации с сайта поставщика на сайт данного клиента;
структурирование информации о договорах, объемах и логистических процессах сделок;
объединение и систематизация всей информации;
автоматизация расчета стоимости заказа, заработной платы для менеджеров и водителей.
А как мы достигли цели? Читайте дальше.
Как мы это сделали?
В первую очередь мы провели анализ бизнес-процессов. После этого нам удалось составить базовые действия, занимающие много времени менеджеров, и систематизировать их как скрипты. Эти скрипты в дальнейшем легли в основу чат-бота, о котором расскажем подробнее позже.
Для контроля всех процессов мы создали сущности:
• Заявка от ВЭД — Общая информация о пункте А.
• Баржа/судно — учет всех барж, которые могут участвовать в заявках.
• Закупки хозяйств — информация о пункте Б.
• Отгрузка товара — контроль информации о процессах отгрузки.
• Учет водителя — контроль загруженности водителей и их участия в выполнении заявок.
В сущности «Заявка от ВЭД» мы настроили отображение заявки и закрепленной за ней баржи, хозяйств и даты начала и окончания работ.
Информацию по отгрузке товара систематизировали в рамках одной карточки. Описание задачи дублируется в Telegram-бот для водителей (об этом расскажем позже).
В Telegram-боте мы настроили следующие процессы:
— регистрация компании, предоставляющей транспортные услуги (ООО, ФЛП);
— регистрация водителей и транспортных средств;
— регистрация водителей на определенную заявку;
— сопровождение водителя и контроль выполнения работы.
Вся предоставленная информация автоматически попадает в карточку ООО/ФЛП или определенной заявки на предоставление логистических услуг.
Для регистрации контакта бот постепенно задает вопросы и проверяет корректность ввода информации:
1. ФИО.
2. Номер телефона.
3. Водительское удостоверение.
4. Номер авто.
5. Номер прицепа.
Система отправляет в бот информацию о новых заявках и предлагает зарегистрироваться, автоматически рассчитывает актуальное количество необходимых транспортных средств:
Как только водитель зарегистрировался по заявке, он получает информацию о задании: контакт человека, который встретит на локации, ссылку на геолокацию и время прибытия:
По прибытии водителя на локацию он должен отправить подтверждение разгрузки. Эта информация хранится в CRM-системе в карточке заказа.
После этого бот ведет диалог с водителем, задает вопросы и корректирует ответы в случае предоставления информации в некорректном виде. Бот сопровождает водителя по маршруту «Загрузка — Разгрузка — Расчет за работу».
Также мы внедрили автоматизацию: при выборе хозяйств, где нужно загрузить машину, автоматически устанавливался адрес загрузки.
Отдельно настроили калькуляторы для быстрой работы с заказчиками логистических услуг. Для всех заказов автоматически настроили предоплату 80%, а для каждого вида культуры — свое значение НДС. Поэтому карточка закупки выглядит следующим образом:
После заполнения полей «Вес», «Стоимость за 1 тонну» и «Дополнительные расходы» (например, комиссия партнера) в карточке сделки автоматически заполняются поля «Стоимость с НДС», «Стоимость за 1 тонну с НДС», «Предоплата» (80%).
Программно этот калькулятор выглядит следующим образом:
Выводы
Автоматизация процессов — важный пункт на пути к увеличению прибыли бизнеса. Это позволяет сэкономить время менеджеров, а, следовательно, позволяет им обрабатывать большее количество заказов за то же время.
Для этого клиента мы внедрили автоматизации:
процесса регистрации водителей;
процесса расчета стоимости работ с учетом специфики бизнеса;
контроля выполнения работ водителями.
Хотите внедрить CRM-систему, которая решит все потребности вашего бизнеса и позволит увеличить прибыль? Записывайтесь на бесплатную консультацию к нашим специалистам.
Также мы просчитали и предусмотрели возможные риски бизнес-процесса клиента:
Понравился кейс?
Интеграция любого CRM-решения начинается с консультации!
Сергей Тымчук
CEO «CRM Solutions»
