Контроль логистических процессов в одном окне CRM-системы
Содержание
Доставить вовремя необходимую продукцию — главная миссия для логистических компаний. Ее выполнение зависит от множества факторов, а ошибка может стоить дорого. Но может ли CRM-система помочь менеджерам контролировать все процессы и ускорить их работу? Узнайте, прочитав наш кейс до конца!
Клиент: логистика
Тип бизнеса: сфера услуг
CRM-система: Planfix
Время на внедрение: 3 недели
Ранее компания использовала:
- 3 почтовых аккаунта;
- Viber, Telegram;
- 1С.
Цель внедрения CRM-системы — решение следующих проблем:
- автоматизированный сбор и структурирование информации с сайта поставщика на сайт данного клиента;
- структурирование информации о договорах, объемах и логистических процессах сделок;
- объединение и систематизация всей информации;
- автоматизация расчета стоимости заказа, заработной платы для менеджеров и водителей.
А как мы достигли цели? Читайте дальше.
Как мы это сделали?
В первую очередь мы провели анализ бизнес-процессов. После этого нам удалось составить базовые действия, занимающие много времени менеджеров, и систематизировать их как скрипты. Эти скрипты в дальнейшем легли в основу чат-бота, о котором расскажем подробнее позже.
Для контроля всех процессов мы создали сущности:
- Заявка от ВЭД — Общая информация о пункте А.
- Баржа/судно — учет всех барж, которые могут участвовать в заявках.
- Закупки хозяйств — информация о пункте Б.
- Отгрузка товара — контроль информации о процессах отгрузки.
- Учет водителя — контроль загруженности водителей и их участия в выполнении заявок.
В сущности «Заявка от ВЭД» мы настроили отображение заявки и закрепленной за ней баржи, хозяйств и даты начала и окончания работ.
Информацию по отгрузке товара систематизировали в рамках одной карточки. Описание задачи дублируется в Telegram-бот для водителей (об этом расскажем позже).
В Telegram-боте мы настроили следующие процессы:
— регистрация компании, предоставляющей транспортные услуги (ООО, ФЛП);
— регистрация водителей и транспортных средств;
— регистрация водителей на определенную заявку;
— сопровождение водителя и контроль выполнения работы.
Вся предоставленная информация автоматически попадает в карточку ООО/ФЛП или определенной заявки на предоставление логистических услуг.
Для регистрации контакта бот постепенно задает вопросы и проверяет корректность ввода информации:
- ФИО.
- Номер телефона.
- Водительское удостоверение.
- Номер авто.
- Номер прицепа.
Система отправляет в бот информацию о новых заявках и предлагает зарегистрироваться, автоматически рассчитывает актуальное количество необходимых транспортных средств:
Как только водитель зарегистрировался по заявке, он получает информацию о задании: контакт человека, который встретит на локации, ссылку на геолокацию и время прибытия:
По прибытии водителя на локацию он должен отправить подтверждение разгрузки. Эта информация хранится в CRM-системе в карточке заказа.
После этого бот ведет диалог с водителем, задает вопросы и корректирует ответы в случае предоставления информации в некорректном виде. Бот сопровождает водителя по маршруту «Загрузка — Разгрузка — Расчет за работу».
Также мы внедрили автоматизацию: при выборе хозяйств, где нужно загрузить машину, автоматически устанавливался адрес загрузки.
Отдельно настроили калькуляторы для быстрой работы с заказчиками логистических услуг. Для всех заказов автоматически настроили предоплату 80%, а для каждого вида культуры — свое значение НДС. Поэтому карточка закупки выглядит следующим образом:
После заполнения полей «Вес», «Стоимость за 1 тонну» и «Дополнительные расходы» (например, комиссия партнера) в карточке сделки автоматически заполняются поля «Стоимость с НДС», «Стоимость за 1 тонну с НДС», «Предоплата» (80%).
Программно этот калькулятор выглядит следующим образом:
Выводы
Автоматизация процессов — важный пункт на пути к увеличению прибыли бизнеса. Это позволяет сэкономить время менеджеров, а, следовательно, позволяет им обрабатывать большее количество заказов за то же время.
Для этого клиента мы внедрили автоматизации:
- процесса регистрации водителей;
- процесса расчета стоимости работ с учетом специфики бизнеса;
- контроля выполнения работ водителями.
Хотите внедрить CRM-систему, которая решит все потребности вашего бизнеса и позволит увеличить прибыль? Записывайтесь на бесплатную консультацию к нашим специалистам.
Интеграция любого CRM-решения начинается с консультации!
