Автоматизация ключевых бизнес-процессов компании застройщика

Результаты, которые должны были получить после внедрения CRM

• перевести базу клиентов под контроль заказчика — внедрить CRM в компанию заказчика;
• собрать все сведения о клиентах в одну управляемую систему;
• фиксировать информацию о клиенте — доведение до сделки;
• контролировать продажи, проплаты и счета;
• автоматизировать финучет;
• контролировать документооборот;
• автоматизировать процесс поздравлений с праздниками;
• автоматизировать взаимодействия с партнерами — видеть все процессы коммуникации;
• видеть результаты рекламной кампании;
• автоматизировать работу с базой объектов строительства;
• автоматизировать систему заработной платы сотрудников.

Консультация

1. Выяснили следующее.

Заказчик ранее не внедрял собственную CRM-систему, поскольку пользовался услугами удаленного отдела продаж с собственной CRM и базой данных.

В процессе этого сотрудничества заказчик столкнулся с двумя основными проблемами, которые возникли в отделе продаж на аутсорсе:

• сотрудники не помнили, о чем ранее вели коммуникацию с клиентами — история взаимодействия не фиксировалась.
• возникали трудности с напоминанием об оплате для клиентов, оформивших рассрочку на коттеджи.

2. Определили главную цель внедрения CRM — организовать внутренний отдел продаж и перевести базу клиентов под контроль заказчика.

3. Сформулировали требования к будущей CRM-системе:

• настроить гибкий шаблон задач для управления информацией об объектах;
• создать функциональные и удобные карточки «Контакты» и «Сделки»;
• автоматизировать финучет: расчет рассрочек, заработной платы для сотрудников и вознаграждения партнеров;
• настроить синхронизацию работы с партнерами;
• настроить возможность регистрировать объект.

Для решения запроса заказчика нужна была CRM-система, которая обеспечивала бы весь необходимый вышеперечисленный функционал.

Среди всех возможных решений выбрали CRM-систему Planfix.

Критерий отбора — Planfix закрывала основные потребности заказчика и позволяла в случае необходимости добавлять надлежащие модули благодаря гибкости настроек.

4. Почему выбрали Planfix:

• быстро интегрируется (нужно было оперативно перейти на собственную CRM);
• имеет удобный и понятный интерфейс (ранее заказчик не имел опыта работы с CRM);
• позволяет миграцию из электронных таблиц и других CRM (нужно было интегрировать базу клиентов и сведения из CRM удаленного отдела продаж в нашу CRM);
• позволяет добавлять необходимые модули (на будущее).

Внедрение и настройка CRM-системы Planfix

Согласно запросу заказчика, внедрили следующие модули CRM Planfix:

1. Настройка контроля статусов объектов и сделок

1.1. Создали шаблон задач для контроля над статусом каждого объекта строительства. Получили:

• удобное оформление объектов;
• упрощение управления информацией.

1.2. К карточке каждого объекта добавили два важных поля:

• дата и время презентации;
• контакт клиента.

Карточка «Сделки» создается на основе вышеупомянутых полей.

Что это дало? Возможность структурировать информацию по каждому объекту.

1.3. Шаблон задач для контроля над статусом каждого объекта строительства:

• у клиента может быть несколько шаблонов по задачам «Таунхаус» для разных строек;
• название шаблона может автоматически генерироваться в случае изменения суммы (например, когда клиент оплачивает часть рассрочки) или при наступлении других условий;
• каждый шаблон «Таунхаус» имеет свои статусы, которые отображаются разными цветами, что позволяет увидеть каждый из этапов, на котором находится объект;
• каждый шаблон «Таунхаус» предусматривает набор полей, которые влияют на сумму объекта. Эти поля представлены в виде справочника, содержащего информацию о ценах.

1.4. Видеодемонстрация внедренных модулей автоматизации работы с объектами строительства (таунхаусами).

• оформление таунхаусов и сделок;
• статусы таунхаусов (свободный/занятый);
•  как заказать демонстрацию таунхаусов;
•  движение стадий соглашений.

2. Обеспечение удобного сотрудничества с партнерами

Создали и оформили шахмат в формате Календаря (интеграция с Google-календарем).

Что это дало:

• обеспечили доступность информации для партнеров-риелторов;
• настроили задачи в том виде, который наиболее удобен заказчику.

3. Карточка «Контакты» (лиды)

3.1. Карточка «Контакты» содержит несколько групп контактов, которые автоматически изменяются в зависимости от этапа сделки с клиентом:

• риелтор;
• пришел на Демонстрацию;
• зарезервировал объект;
• забронировал объект;
• клиент;
• нотариально заверил;
• нецелевой лид.

3. 2. Преимущества внедрения функционала «Контакты»::

• в группе «Клиент» можно выбрать объект, благодаря чему сразу сформируется сделка;
• есть возможность отследить статистику по сумме продаж, фактической оплате, дате и сумме следующего платежа.

Эти данные автоматически обновляются в карточке клиента.

В карточке клиента содержится статистика, какие оплаты он совершил и какой объект приобрел.

4. Карточка «Сделка»

4.1. В карточку «Сделка» поместили калькулятор с автоматическим расчетом рассрочки, последующей заработной платы сотрудников и процента партнеров:

• сумма продаж;
• первый взнос;
• сколько лет оплачивать;
• 6% годовых;
• остаток +6% рассрочки;
• % менеджера;
• % партнера;
• общая сумма платежа.

4.2. Настроили заказчику общие поля, которые он может редактировать в дальнейшем самостоятельно. .

4.3. Внесенные данные автоматически просчитываются в Планировщике и разбиваются по месяцам: прошлый, текущий и будущий месяцы.

4.4. Видеодемонстрация аналитики системы расчетов:

• создание платежей;
• расчеты платежей;
• расчеты платежей (2).

Техподдержка и доработки

После внедрения CRM-системы Planfix держим связь с заказчиком:

• дорабатываем то, что выясняется во время практического использования CRM;
• для сотрудников заказчика разработали ряд обучающих видео с пошаговой инструкцией, как работать с CRM-системой Planfix.

Выводы

Результаты внедрения CRM-системы Planfix в компании-застройщика

1. Перевели базу клиентов под контроль заказчика. Перенесли базу данных, все сведения о клиенте, сделках и расчетах во владение заказчика.

2. С помощью гибкого шаблона задач информация об объектах сосредоточена теперь в одном месте и обновляется автоматически с учетом вносимых в систему данных.

3. В карточке «Контакты» и «Сделки» содержится ключевая информация о клиентах компании, о том, на каком этапе воронки они находятся, сумма их платежей и другие сведения.

4. Рассрочка и заработная плата теперь рассчитывается автоматически с помощью калькулятора.

5. Дали возможность добавлять в CRM необходимые модули на будущее.

Благодаря настроенному функционалу внедренной CRM-системы Planfix удалось:

• собрать все сведения о клиентах в одну управляемую систему;
• взять под полный контроль процесс продаж (проплаты, счета) — до этапа «Сделка»;
• отслеживать этапы «Сделки»;
• автоматизировать финучет;
• контролировать статус каждого объекта строительства;
• сэкономить время команды на выполнении рутинных задач: поиска информации по объектам и сделкам, расчету финансовых операций собственноручно и прочее;
• автоматизировать работу с базой объектов строительства;
• синхронизировать удобное сотрудничество с партнерами;
• автоматизировать систему заработной платы сотрудников;
• не терять запросы от потенциальных клиентов;
• улучшить качество сервиса.