Автоматизация ключевых бизнес-процессов компании застройщика
В наше быстрое время очень важно уметь систематизировать бурный поток поступающей информации. Особенно это касается бизнеса, ведь из-за некачественной системы сбора и анализа сведений о клиентах, сделках и счетах существует большой риск потерять деньги, рабочие места и имидж.
Чтобы удовлетворить спрос бизнеса на систематизацию информации и автоматизацию процессов, существуют CRM-системы. Customer Relationship Management (CRM) — это программы, которые помогают компаниям управлять взаимоотношениями с клиентами, отслеживать счета, облегчают процесс начисления заработной платы сотрудникам и многое другое.
Важную роль автоматизации бизнес-процессов и то, как CRM-системы решают сложные вопросы бизнеса, покажем на реальном примере.
Расскажем, какие типичные проблемы бизнеса решил наш заказчик с помощью внедрения CRM-системы Planfix.
Проблемы, которые стремился решить заказчик:
Терялась важная информация: о клиентах, сделках, счетах и другие сведения:
• не помнили, о чем говорили с клиентом месяц назад;
• не помнили дату следующей оплаты;
• не помнили сумму в карточке клиента.
Компания теряла доход, а клиенты оставались крайне недовольными.
Запутанная система зарплаты менеджеров по продажам.
Как мы это сделали?
Результаты, которые должны были получить после внедрения CRM
• перевести базу клиентов под контроль заказчика — внедрить CRM в компанию заказчика;
• собрать все сведения о клиентах в одну управляемую систему;
• фиксировать информацию о клиенте — доведение до сделки;
• контролировать продажи, проплаты и счета;
• автоматизировать финучет;
• контролировать документооборот;
• автоматизировать процесс поздравлений с праздниками;
• автоматизировать взаимодействия с партнерами — видеть все процессы коммуникации;
• видеть результаты рекламной кампании;
• автоматизировать работу с базой объектов строительства;
• автоматизировать систему заработной платы сотрудников.
Консультация
1. Выяснили следующее.
Заказчик ранее не внедрял собственную CRM-систему, поскольку пользовался услугами удаленного отдела продаж с собственной CRM и базой данных.
В процессе этого сотрудничества заказчик столкнулся с двумя основными проблемами, которые возникли в отделе продаж на аутсорсе:
• сотрудники не помнили, о чем ранее вели коммуникацию с клиентами — история взаимодействия не фиксировалась.
• возникали трудности с напоминанием об оплате для клиентов, оформивших рассрочку на коттеджи.
2. Определили главную цель внедрения CRM — организовать внутренний отдел продаж и перевести базу клиентов под контроль заказчика.
3. Сформулировали требования к будущей CRM-системе:
• настроить гибкий шаблон задач для управления информацией об объектах;
• создать функциональные и удобные карточки «Контакты» и «Сделки»;
• автоматизировать финучет: расчет рассрочек, заработной платы для сотрудников и вознаграждения партнеров;
• настроить синхронизацию работы с партнерами;
• настроить возможность регистрировать объект.
Для решения запроса заказчика нужна была CRM-система, которая обеспечивала бы весь необходимый вышеперечисленный функционал.
Среди всех возможных решений выбрали CRM-систему Planfix.
Критерий отбора — Planfix закрывала основные потребности заказчика и позволяла в случае необходимости добавлять надлежащие модули благодаря гибкости настроек.
4. Почему выбрали Planfix:
• быстро интегрируется (нужно было оперативно перейти на собственную CRM);
• имеет удобный и понятный интерфейс (ранее заказчик не имел опыта работы с CRM);
• позволяет миграцию из электронных таблиц и других CRM (нужно было интегрировать базу клиентов и сведения из CRM удаленного отдела продаж в нашу CRM);
• позволяет добавлять необходимые модули (на будущее).
Внедрение и настройка CRM-системы Planfix
Согласно запросу заказчика, внедрили следующие модули CRM Planfix:
1. Настройка контроля статусов объектов и сделок
1.1. Создали шаблон задач для контроля над статусом каждого объекта строительства. Получили:
• удобное оформление объектов;
• упрощение управления информацией.
1.2. К карточке каждого объекта добавили два важных поля:
• дата и время презентации;
• контакт клиента.
Карточка «Сделки» создается на основе вышеупомянутых полей.
Что это дало? Возможность структурировать информацию по каждому объекту.
1.3. Шаблон задач для контроля над статусом каждого объекта строительства:
• у клиента может быть несколько шаблонов по задачам «Таунхаус» для разных строек;
• название шаблона может автоматически генерироваться в случае изменения суммы (например, когда клиент оплачивает часть рассрочки) или при наступлении других условий;
• каждый шаблон «Таунхаус» имеет свои статусы, которые отображаются разными цветами, что позволяет увидеть каждый из этапов, на котором находится объект;
• каждый шаблон «Таунхаус» предусматривает набор полей, которые влияют на сумму объекта. Эти поля представлены в виде справочника, содержащего информацию о ценах.
1.4. Видеодемонстрация внедренных модулей автоматизации работы с объектами строительства (таунхаусами).
• оформление таунхаусов и сделок;
• статусы таунхаусов (свободный/занятый);
• как заказать демонстрацию таунхаусов;
• движение стадий соглашений.
2. Обеспечение удобного сотрудничества с партнерами
Создали и оформили шахмат в формате Календаря (интеграция с Google-календарем).
Что это дало:
• обеспечили доступность информации для партнеров-риелторов;
• настроили задачи в том виде, который наиболее удобен заказчику.
3. Карточка «Контакты» (лиды)
3.1. Карточка «Контакты» содержит несколько групп контактов, которые автоматически изменяются в зависимости от этапа сделки с клиентом:
• риелтор;
• пришел на Демонстрацию;
• зарезервировал объект;
• забронировал объект;
• клиент;
• нотариально заверил;
• нецелевой лид.
3. 2. Преимущества внедрения функционала «Контакты»::
• в группе «Клиент» можно выбрать объект, благодаря чему сразу сформируется сделка;
• есть возможность отследить статистику по сумме продаж, фактической оплате, дате и сумме следующего платежа.
Эти данные автоматически обновляются в карточке клиента.
В карточке клиента содержится статистика, какие оплаты он совершил и какой объект приобрел.
4. Карточка «Сделка»
4.1. В карточку «Сделка» поместили калькулятор с автоматическим расчетом рассрочки, последующей заработной платы сотрудников и процента партнеров:
• сумма продаж;
• первый взнос;
• сколько лет оплачивать;
• 6% годовых;
• остаток +6% рассрочки;
• % менеджера;
• % партнера;
• общая сумма платежа.
4.2. Настроили заказчику общие поля, которые он может редактировать в дальнейшем самостоятельно. .
4.3. Внесенные данные автоматически просчитываются в Планировщике и разбиваются по месяцам: прошлый, текущий и будущий месяцы.
4.4. Видеодемонстрация аналитики системы расчетов:
• создание платежей;
• расчеты платежей;
• расчеты платежей (2).
Техподдержка и доработки
После внедрения CRM-системы Planfix держим связь с заказчиком:
• дорабатываем то, что выясняется во время практического использования CRM;
• для сотрудников заказчика разработали ряд обучающих видео с пошаговой инструкцией, как работать с CRM-системой Planfix.
Выводы
Результаты внедрения CRM-системы Planfix в компании-застройщика
1. Перевели базу клиентов под контроль заказчика. Перенесли базу данных, все сведения о клиенте, сделках и расчетах во владение заказчика.
2. С помощью гибкого шаблона задач информация об объектах сосредоточена теперь в одном месте и обновляется автоматически с учетом вносимых в систему данных.
3. В карточке «Контакты» и «Сделки» содержится ключевая информация о клиентах компании, о том, на каком этапе воронки они находятся, сумма их платежей и другие сведения.
4. Рассрочка и заработная плата теперь рассчитывается автоматически с помощью калькулятора.
5. Дали возможность добавлять в CRM необходимые модули на будущее.
Благодаря настроенному функционалу внедренной CRM-системы Planfix удалось:
собрать все сведения о клиентах в одну управляемую систему;
взять под полный контроль процесс продаж (проплаты, счета) — до этапа «Сделка»;
отслеживать этапы «Сделки»;
автоматизировать финучет;
контролировать статус каждого объекта строительства;
сэкономить время команды на выполнении рутинных задач: поиска информации по объектам и сделкам, расчету финансовых операций собственноручно и прочее;
автоматизировать работу с базой объектов строительства;
синхронизировать удобное сотрудничество с партнерами;
автоматизировать систему заработной платы сотрудников;
не терять запросы от потенциальных клиентов;
улучшить качество сервиса.
Также мы просчитали и предусмотрели возможные риски бизнес-процесса клиента:
Понравился кейс?
Интеграция любого CRM-решения начинается с консультации!
Сергей Тымчук
CEO «CRM Solutions»
